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  1. Einleitung
    1. Anglo American plc mit unseren angeschlossenen Gesellschaften („Unternehmen“, „wir“ usw.) hat ein Whistleblowing-System und eine Melde-Hotline mit dem Namen „YourVoice“ eingerichtet. YourVoice ist ein vertraulicher Service, mit dem Bedenken über potenziell unethische, ungesetzliche oder unsichere Verhaltensweisen und Praktiken gemeldet und untersucht werden können. Er wird unabhängig in unserem Namen von einem externen Serviceanbieter (Convercent) („Serviceanbieter“) verwaltet.
    2. YourVoice steht allen Mitarbeitern (einschließlich Auftragnehmern), Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern des Unternehmens und seiner angeschlossenen Gesellschaften offen.
    3. Sollte eine Person über YourVoice eine Meldung machen, werden wir die personenbezogenen Daten dieser Person sowie aller anderen in der Meldung genannten Personen verarbeiten.
    4. Wenn Sie Mitarbeiter einer Gesellschaft von Anglo American sind oder eine Meldung machen, die einen Mitarbeiter einer Gesellschaft von Anglo American betrifft, ist der zuständige Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, die eventuell in Verbindung mit YourVoice verarbeitet werden, Anglo American Services (UK) Ltd (17 Charterhouse Street, London, EC1N 6RA, Großbritannien) sowie die relevante beschäftigende Organisation von Anglo American (deren Namen und Kontaktdetails in Ihrem Arbeitsvertrag vermerkt sind). Wenn Sie nicht in einem Arbeitsverhältnis mit Anglo American stehen und sich dazu entschieden haben, über YourVoice eine Meldung zu machen, oder Gegenstand einer über YourVoice gemachten Meldung sind, sind die zuständigen Datenverantwortlichen für Ihre in dieser Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten Anglo American Services (UK) Ltd (17 Charterhouse Street, London, EC1N 6RA, Großbritannien) sowie diejenige Konzernorganisation, die für den Standort des gemeldeten Vorfalls zuständig ist.
    5. Diese Datenschutzerklärung ergänzt die Externe Datenschutzerklärung, die online verfügbar ist, sowie die Mitarbeiter-Datenschutzerklärung, die für Mitarbeiter von Anglo American über das Intranet verfügbar ist und die gemeinsam als „Datenschutzerklärungen“ bezeichnet werden. Der Inhalt der Datenschutzerklärungen gilt weiterhin für YourVoice, zusätzlich zu den unten aufgeführten Informationen.
    6. Die folgende Datenschutzerklärung beschreibt, wie und warum personenbezogene Daten in Verbindung mit YourVoice verarbeitet werden. Damit möchten wir unseren Verpflichtungen nachkommen, Personen im Rahmen von Datenschutzgesetzen Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bereitzustellen.
    7. Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Bedenken in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben, Ihre Rechte gemäß geltenden Gesetzen ausüben wollen oder in einem anderen Format auf die in dieser Datenschutzerklärung enthaltenen Informationen zugreifen möchten, wenden Sie sich bitte unter [email protected] an unser Datenschutzteam.
  2. Welche daten verarbeiten wir?
    1. Wenn Sie mithilfe des YourVoice Systems eine Meldung machen, haben Sie die Option, diese Meldung anonym einzureichen. Falls Sie dies tun, werden keine Ihrer personenbezogenen Daten in Verbindung mit Ihrer Meldung verarbeitet.
    2. Wenn Sie sich dazu entscheiden, dem Serviceanbieter Ihre Identität offenzulegen, wird der Serviceanbieter alle von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, einschließlich Name, Nachname, E-Mail-Adresse, Kontaktnummer und, falls Sie ein Mitarbeiter von Anglo American sind, Ihre Mitarbeiternummer und Ihr Standort. Der Inhalt Ihrer Meldung wird ebenfalls in Verbindung mit Ihren personenbezogenen Daten verarbeitet. Dazu können Einzelheiten zu dem relevanten Vorfall oder Ereignis zählen, den/das Sie beobachtet haben/melden möchten, sowie Einzelheiten zu allen persönlichen Meinungen oder Äußerungen, die Sie in Verbindung mit dem Vorfall machen möchten. Wenn Sie sich dazu entscheiden, uns Ihre Identität offenzulegen, werden wir diese personenbezogenen Daten ebenfalls verarbeiten.
    3. Wenn eine Meldung über Ihr vermeintliches Verhalten oder Ihre vermeintliche Beteiligung an einem bestimmten Ereignis oder einer bestimmten Praktik gemacht wird, werden wir und der Serviceanbieter (soweit nach geltenden Gesetzen zulässig) Ihren Namen, Nachnamen, Pseudonym oder Nicknamen sowie (wo zutreffend) Geschlecht, Mitarbeiternummer, Titel, Unternehmen und Kontaktinformationen erfassen. Wir und der Serviceanbieter werden außerdem Informationen über den gemeldeten Vorwurf erfassen, einschließlich der Art des Vorwurfs. Dies kann Informationen über vermeintliche oder nachweisliche Straftaten umfassen, die der Serviceanbieter in unserem Namen verarbeitet, soweit nach geltenden Gesetzen zulässig. Wir werden zudem während einer nachfolgenden Verifizierung und Untersuchung des vermeintlichen Verhaltens weitere Informationen erfassen.
    4. Ungeachtet der Basis, auf der die Meldung gemacht wird, werden alle über das YourVoice System bereitgestellten personenbezogenen Daten vom Unternehmen vertraulich behandelt. Das Unternehmen erkennt an, dass eine Person, wenn sie Bedenken äußert, nicht identifiziert werden möchte. Unter derartigen Umständen wird das Unternehmen alles daran setzen, die Identität der Person zu schützen, und diese nicht ohne deren Einwilligung offenzulegen. Wenn es nicht möglich ist, die gemeldeten Bedenken ohne die Offenlegung der Identität der Person einzuschätzen, zu bewerten und zu untersuchen, wird das mit der Angelegenheit betraute Untersuchungsteam mit der Person besprechen, ob und wie weiter vorgegangen werden soll. In manchen Fällen kann die Vertraulichkeit nicht absolut garantiert werden, da die bloße Tatsache einer Untersuchung dazu führen kann, dass die Informationsquelle offengelegt wird, dass die Aussage der Person, die Bedenken geäußert hat, als Teil der Beweiskette gegen den Täter erforderlich ist, oder dass die Person bei später stattfindenden Gerichtsverfahren eventuell als Zeuge auftreten muss.
  3. Wie erfasst das unternehmen daten?
    1. Alle in Verbindung mit dem YourVoice System verarbeiteten Daten werden von der meldenden Partei erfasst. Darüber hinaus werden eventuell zusätzliche personenbezogene Daten im Rahmen einer Untersuchung der Meldung generiert und verarbeitet. Insbesondere:
      1. Identität, Verantwortungsbereich und Kontaktinformationen der Personen, die an Erhalt oder Verarbeitung der Whistleblowing-Meldung beteiligt sind
      2. gemeldete Fakten
      3. in Zusammenhang mit der Verifizierung der gemeldeten Fakten gesammelte Informationen
      4. Bericht über das Verifizierungsverfahren sowie (falls zutreffend)
      5. Nachbereitung
    2. Einzelheiten dazu, wie Sie oder ein Dritter eine Meldung machen können, sind in der Whistleblowing-Erklärung des Konzerns enthalten.
  4. Für welche zwecke werden daten verarbeitet und was ist unsere rechtliche grundlage für die durchführung der verarbeitung?
    1. Wo wir personenbezogene Daten in Verbindung mit YourVoice verarbeiten, besteht der übergeordnete Zweck darin, die Meldung von Bedenken über schweres Fehlverhalten oder Verhalten entgegen unseren Werten und unserem Verhaltenskodex, die Untersuchung dieser Bedenken und (wo sich die Bedenken als stichhaltig erweisen) die Ergreifung entsprechender angemessener Maßnahmen sowie die Verhinderung eines Auftretens ähnlicher Bedenken in Zukunft zu erleichtern.
    2. Dies umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten, um:
      1. die Meldung zu erhalten, zu besprechen und (wo zutreffend) zu bereinigen
      2. zusätzliche Informationen anzufordern, um die Meldung zu konkretisieren
      3. in Meldungen erhaltene Informationen abzugleichen und diese Informationen an designierte Teams zur Untersuchung weiterzuleiten (siehe Abschnitt 6 für weitere Informationen über die Offenlegung personenbezogener Daten)
      4. das vermeintliche Verhalten zu untersuchen sowie
      5. dem Serviceanbieter und der Person, die eine Meldung macht, Feedback zu liefern (wo relevant) sowie Empfehlungen an Unternehmen von Anglo American auszusprechen
    3. Wie in den Datenschutzerklärungen aufgeführt, erfordern bestimmte Datenschutzgesetze eine gültige rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Wir verarbeiten die Informationen wo nötig, um:
      1. unsere rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen zu erfüllen (zum Beispiel im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) Gesetze in Bezug auf die Bekämpfung von Korruption sowie andere Gesetze, die uns zur Bereitstellung von Whistleblowing-Hotlines verpflichten); gemäß, im EWR, DSGVO Artikel 6(1)(c) – rechtliche Verpflichtung
      2. unseren berechtigten Interessen Rechnung zu tragen (siehe Beschreibung dieser Interessen unten), vorausgesetzt, die Verarbeitung beeinträchtigt Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten nicht übergebührlich; gemäß, im EWR, DSGVO Artikel 6(1)(f) – berechtigte Interessen, oder
      3. die wesentlichen Interessen (z. B. Schutz des Lebens oder der körperlichen Sicherheit) der relevanten Person oder anderer natürlicher Personen zu schützen; gemäß, im EWR, DSGVO Artikel 6(1)(d) – wesentliche Interessen, oder
      4. die Meldung Ihrer Bedenken über Verhalten entgegen unseren Werten und unserem Verhaltenskodex zu erleichtern, Untersuchungen dieser Bedenken durchzuführen, entsprechende angemessene Maßnahmen zu ergreifen und ein Auftreten ähnlicher Bedenken in Zukunft zu verhindern. Für die Zwecke geltender Datenschutzgesetze schließen diese Zwecke auch die berechtigten Interessen ein, die in Paragraph 4.4 genauer beschrieben sind.
      5. Wo laut geltenden Datenschutzgesetzen erforderlich, werden wir vor der Erfassung, Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Erfassung, Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten einholen.
    4. Die oben angesprochenen berechtigten Interessen schließen unsere folgenden Interessen ein:
      1. Schutz vor Verhalten entgegen unseren Werten und unserem Verhaltenskodex, ethisches und verantwortungsvolles Handeln als Unternehmen, Einhalten von Gesetzen sowie Schutz der Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter
      2. Einsatz entsprechender Teams zur Untersuchung von Meldungen im Namen aller Organisationen von Anglo American aus Gründen der Unparteilichkeit und Effizienz
      3. Ausübung unserer Rechte laut Artikel 16 und 17 der Charta der Grundrechte (wo zutreffend) bzw. laut ähnlicher geltender Gesetzgebung, einschließlich unserer unternehmerischen Freiheit und unseres Eigentumsrechts
    5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (oder sensible Informationen) werden nur verarbeitet, wenn dies nach geltenden Gesetzen zulässig ist. Zum Beispiel:
      1. Wenn sich der über YourVoice gemeldete Vorwurf auf Diskriminierung am Arbeitsplatz bezieht, verarbeiten wir relevante besondere Kategorien personenbezogener Daten auf der Basis unserer Ausübung von Verpflichtungen und der Wahrnehmung spezifischer Rechte im Bereich Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes (gemäß DSGVO Artikel 9(2)(b) – Arbeitsrecht und Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes) sowie geltenden Gesetzen.
      2. Wenn sich der über YourVoice gemeldete Vorwurf auf andere Arten der Diskriminierung bezieht, verarbeiten wir relevante besondere Kategorien personenbezogener Daten auf der Basis erheblichen öffentlichen Interesses (gemäß DSGVO Artikel 9(2)(g) – erhebliches öffentliches Interesse) sowie geltenden Gesetzen. Im Vereinigten Königreich verarbeiten wir beispielsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten, die sich auf Chancengleichheit oder gleichberechtigte Behandlung beziehen, gemäß Paragraph 8, Schedule 1 des nationalen Data Protection Act 2018.
      3. Wenn sich der über YourVoice gemeldete Vorwurf auf eine Verletzung geltender Gesetze zum Nachteil des Unternehmens bezieht, verarbeiten wir relevante besondere Kategorien personenbezogener Daten, um einen Rechtsanspruch geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen (gemäß DSGVO Artikel 9(2)(f) – Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
      4. Wenn sich in Südafrika der über YourVoice gemeldete Vorwurf auf eine ungerechtfertigte Diskriminierung oder Belästigung am Arbeitsplatz bezieht, ist die Verarbeitung erforderlich, um ein Recht oder eine gesetzliche Verpflichtung gemäß Section 27(1)(b) des nationalen Protection of Personal Data Act 4 von 2014 geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
    6. Personenbezogene Daten in Verbindung mit Strafurteilen und Straftaten werden nur verarbeitet, wenn dies nach geltenden Gesetzen zulässig ist. Zum Beispiel:
      1. Wenn sich der über das YourVoice System gemeldete Vorwurf auf eine kriminelle Handlung beziehen könnte, verarbeiten wir die entsprechenden personenbezogenen Daten auf der Basis erheblichen öffentlichen Interesses (gemäß DSGVO Artikel 9(2)(g) – erhebliches öffentliches Interesse) sowie geltenden Gesetzen. Im Vereinigten Königreich verarbeiten wir beispielsweise derartige personenbezogene Daten, um ungesetzliche Handlungen zu verhindern oder aufzudecken, gemäß Paragraph 10, Schedule 1 des nationalen Data Protection Act 2018. Außerdem werden in Deutschland personenbezogene Daten der gemeldeten Mitarbeiter nur verarbeitet, wo dies erforderlich ist, um die Straftat aufzudecken, jedoch nur, wenn es einen dokumentierten Grund zu der Annahme gibt, dass der Mitarbeiter die Straftat während seiner Beschäftigung begangen hat, die Verarbeitung der entsprechenden Daten erforderlich ist, um die Straftat zu untersuchen, und die Verarbeitung nicht von dem berechtigten Interesse des Mitarbeiters an einer Nichtverarbeitung der Daten durch das Unternehmen aufgewogen wird, sowie insbesondere Art und Umfang nicht in einem unverhältnismäßigen Verhältnis zum Grund stehen, gemäß Paragraph 26, Kapitel 1, Satz 2 des deutschen Datenschutzgesetzes.
  5. Vorratsspeicherung personenbezogener daten
    1. Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es erforderlich ist, um den Zweck zu erfüllen, für den sie erfasst wurden.
    2. Der Serviceanbieter speichert Meldungen so lange, wie es angemessen ist, um die Sache zu untersuchen und (wo relevant) Maßnahmen in Bezug auf das Ergebnis solcher Untersuchungen durchzuführen. In beiden Fällen geschieht dies gemäß geltendem Gesetz und zur Erfüllung rechtlicher, regulatorischer oder interner Richtlinienanforderungen.
    3. Im Allgemeinen werden Meldungen in einer sicheren und begrenzt zugänglichen Datenbank gespeichert, damit dem Unternehmen die Möglichkeit gegeben wird, auf zukünftige Rechtsansprüche hinsichtlich damit verbundener Maßnahmen zu reagieren. Das Unternehmen bemüht sich sicherzustellen, dass personenbezogene Daten so aktuell wie möglich gehalten werden und dass irrelevante oder überschüssige Daten so schnell wie in angemessener Weise machbar gelöscht oder anonymisiert werden.
    4. Bitte beachten Sie, dass manche Daten gemäß Datenschutzerklärung für eine längere Zeit aufbewahrt werden müssen. Insbesondere können wir einige spezifische Arten von Daten für unterschiedlich lange Zeiten aufbewahren, wie durch geltendes Gesetz erforderlich oder um rechtliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen sowie aufgrund anderer legitimer wirtschaftlicher Gründe, zum Beispiel für den Zeitraum der geltenden Verjährungsfristen.
  6. Offenlegung personenbezogener daten
    1. Ihre personenbezogenen Daten können von Personen eingesehen oder Personen offengelegt werden, die sie nachvollziehbar kennen müssen, nämlich:
      1. die spezifischen Untersuchungsteams, die an individuellen Fällen arbeiten (wie ABAS, die Forensic Investigations Unit oder Information Security), relevante Mitglieder der Personalabteilung (wo die Untersuchung personalbezogen ist) sowie relevante Mitglieder der Sicherheitsabteilung (wo die Untersuchung sicherheitsbezogen ist)
      2. Einzelpersonen und leitende Organe, die Whistleblowing- und Untersuchungsprozesse beaufsichtigen, wie die relevanten Leiter von Risk and Assurance, Mitglieder des YourVoice Aufsichtsgremiums, Ethikkommissionen, CEOs bestimmter Geschäftsbereiche und Leiter von Konzernfunktionen
      3. der Serviceanbieter, der die im Rahmen einer Meldung eingereichten Informationen sowie Feedback zur Meldung von Unternehmen von Anglo American erhält
      4. designierte Ansprechpartner bei ABAS, die Informationen vom Serviceanbieter erhalten
      5. interne und externe Experten, zu denen unter Umständen die Rechtsabteilung des Konzerns sowie forensische Unternehmen zählen, die den spezifischen Untersuchungsteams, die an individuellen Fällen arbeiten, zur Seite stehen
      6. Unternehmen von Anglo American, die auf in einer Meldung enthaltene Informationen zugreifen müssen, zum Beispiel wenn die ABAS-Untersuchung Maßnahmen gegen einen Mitarbeiter empfiehlt, wird der Untersuchungsbericht an den relevanten Arbeitgeber bei Anglo American weitergeleitet, einschließlich dem direkten Vorgesetzten und dem relevanten Mitglied der Personalabteilung
      7. Dritte, die Services für Anglo American und den Serviceanbieter bereitstellen, wie IT-Systemanbieter oder Hosting-Anbieter
      8. Gerichte, öffentliche Organe, Exekutivbeamte und Prozessparteien, wo wir gesetzlich zu einer Offenlegung verpflichtet sind, beispielsweise wenn sich eine Meldung als falsch, unbegründet oder arglistig eingereicht erweist und die beschuldigte Person im Rahmen eines Verfahrens aufgrund von Verleumdung oder übler Nachrede um eine derartige Offenlegung ersucht
    2. Das Unternehmen erwartet von Dritten, dass alle offengelegten Daten gemäß geltendem Gesetz verarbeitet werden, einschließlich in Bezug auf Datenvertraulichkeit und Datensicherheit. Insbesondere erfordert es unser Vertrag mit dem Serviceanbieter, personenbezogene Daten zu schützen, einschließlich wo nötig die Identitäten der Whistleblower. Darüber hinaus haben die anderen, oben genannten Serviceanbieter Verträge mit uns unterzeichnet, die Bedingungen zum Schutz personenbezogener Daten enthalten.
    3. Wo diese Dritten als „Datenverarbeiter“ fungieren, führen sie ihre Tätigkeit in unserem Namen und nach unseren Anweisungen für die oben erwähnten Zwecke aus. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nur in dem für die Bereitstellung der erforderlichen Services nötigen Maß offengelegt.
    4. Wenn Sie an bestimmten Standorten eine Meldung über YourVoice machen, muss das Unternehmen Ihre Identität eventuell mit der/den Person(en) teilen, auf die sich die Meldung bezieht, um die Datenschutzpflichten gemäß DSGVO Artikel 14(2)(f) zu erfüllen. Wir werden jedoch immer sorgfältig prüfen, ob die Preisgabe Ihrer Identität im Rahmen dieser Pflichten erforderlich ist, bevor wir dies tun. Insbesondere sind wir nicht dazu verpflichtet, Sie oder eine andere Person über die Informationsquelle zu informieren, wenn es dies unmöglich machen oder ernsthaft behindern würde, die Ziele unserer Untersuchung zu erreichen bzw. aufgrund anderer Ausnahmen laut geltenden Gesetzen, die angemessene Maßnahmen zum Schutz der berechtigen Interessen der gemeldeten Person vorschreiben. Zum Beispiel könnten geltende Gesetze vorschreiben, dass Informationen in Bezug auf die Identität des Meldenden aufgrund der Vorrangigkeit seiner berechtigten Interessen geheim bleiben.
    5. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten mit nationalen Behörden teilen, um einer rechtlichen Verpflichtung zu entsprechen, der wir unterliegen. Dies ist zum Beispiel der Fall im Rahmen eines unmittelbaren oder anstehenden Gerichtsverfahrens oder einer Pflichtprüfung.
  7. Internationale übertragung personenbezogener daten
    1. Der Serviceanbieter und sein Callcenter sind in den USA ansässig, obwohl die Daten innerhalb des EWR gehostet werden. Als Ergebnis können Unternehmen von Anglo American im EWR personenbezogene Daten außerhalb des EWR in die USA übertragen, wenn die Whistleblowing-Meldung per Telefon erfolgt ist, und in dem Fall, wenn das US-Team des Serviceanbieters im Zuge von Systemwartungen auf die Daten zugreift. Unternehmen von Anglo American mit Sitz in Gerichtsbarkeiten außerhalb des EWR können gemäß geltenden Datenschutzgesetzen und mit Ihrer Einwilligung, wo eine solche Einwilligung durch geltende Gesetze erforderlich ist, ebenfalls personenbezogene Daten von ihren eigenen Gerichtsbarkeiten in die USA übertragen.
    2. Des Weiteren übertragen auch Unternehmen von Anglo American im EWR personenbezogene Daten an andere Unternehmen von Anglo American mit Sitz außerhalb des EWR und umgekehrt, beispielsweise wenn die Untersuchung durch das ABAS-Team am selben Ort wie das gemeldete Verhalten durchgeführt wird.
    3. Wo eine Meldung von einer Einzelperson oder über eine Einzelperson mit Sitz in China gemacht wird, werden die Einzelheiten über die Meldung auch in China gehostet.
    4. In jedem Fall einer Übertragung personenbezogener Daten außerhalb des EWR sind personenbezogene Daten durch die Unterzeichnung einer Datenübertragungsvereinbarung mit dem Empfänger geschützt, die auf den Standardvertragsklauseln unter Artikel 46(2) DSGVO basieren, wie von der Europäischen Kommission genehmigt. In Bezug auf die Übertragung personenbezogener Daten von Unternehmen von Anglo American in anderen Gerichtsbarkeiten als dem EWR im Kontext der YourVoice Hotline sind personenbezogene Daten gemäß den Anforderungen geltender Datenschutzgesetze geschützt.
    5. Soweit nach geltenden Gesetzen zulässig, haben Sie eventuell das Recht, eine Kopie der Datenübertragungsvereinbarung anzufordern, unter der Ihre personenbezogenen Daten übertragen werden, oder andernfalls Zugriff auf die angewendeten Sicherheitsvorkehrungen zu haben. Alle Ihnen verfügbar gemachten Datenübertragungsvereinbarungen können aus Gründen der wirtschaftlichen Sensibilität redigiert werden. Um Einsicht in diese zu erhalten, kontaktieren Sie [email protected].
  8. Änderungsmitteilung
    1. Das Unternehmen kann diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern oder aktualisieren. Wo wir durch geltende Datenschutzgesetze dazu verpflichtet sind, werden wir Ihre Einwilligung zu derartigen Änderungen oder Aktualisierungen einholen.
    2. Sollten wir unseren Ansatz zum Datenschutz ändern oder die bereitgestellten Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten modifizieren, wie durch geltende Gesetze bestimmt, werden Sie über diese Änderungen informiert oder darüber unterrichtet, dass wir die Datenschutzerklärungen bzw. diese Datenschutzerklärung aktualisiert haben, sodass Sie wissen, welche Informationen wir verarbeiten und wie wir diese Informationen nutzen, und wir werden Ihre Einwilligung zu derartigen Änderungen einholen, soweit wir durch geltende Datenschutzgesetze dazu verpflichtet sind.
    3. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt aktualisiert im Oktober 2019.
  9. ANHANG:

    Part 1: Zusätzliche Informationen für EU-Datensubjekte

  10. Welche rechte haben sie?
    1. Vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen und in einigen Fällen je nach der Verarbeitungsaktivität, die wir ausführen, haben Sie bestimmte Rechte in Verbindung mit Ihren personenbezogenen Daten. Weitere Informationen über jedes dieser Rechte sind im Folgenden aufgeführt:
      1. Zugriff. Sie haben das Recht, zu fordern, dass wir Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die wir besitzen, vorlegen, und Sie haben das Recht, informiert zu werden über (a) die Quelle Ihrer personenbezogenen Daten; (b) die Zwecke, rechtliche Grundlage und Methoden der Verarbeitung; (c) die Identität des Datenverantwortlichen; sowie (d) die Organe oder Kategorien von Organen, an die Ihre personenbezogenen Daten übertragen werden können, Ihnen Zugriff auf solche Daten erlauben und Ihnen eine Kopie davon geben, einschließlich soweit sie sich auf eine Meldung beziehen. Beachten Sie, dass in bestimmten Gerichtsbarkeiten, z. B. Frankreich, die von einer Meldung betroffene Person, auf der Basis ihrer Zugriffsrechte, keine Informationen bezüglich der Identität des Whistleblowers vom Datenverantwortlichen erhalten kann.
      2. Berichtigung. Sie können uns darum bitten, ungenaue oder unvollständige personenbezogene Daten zu berichtigen oder zu vervollständigen. Wir können darum ersuchen, die Genauigkeit der personenbezogenen Daten zu verifizieren, bevor wir sie berichtigen.
      3. Löschung. Sie können uns darum bitten, Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Fällen zu löschen: wo sie nicht länger für die Zwecke erforderlich sind, zu denen sie erfasst wurden; wo Sie Ihre Einwilligung zurückgezogen haben (wo die Datenverarbeitung auf Einwilligung basierte); wo Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprochen haben; wo Ihre personenbezogenen Daten ungesetzlich verarbeitet wurden; oder um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, der wir unterliegen. Wir sind nicht dazu verpflichtet, Ihre Anfrage zu erfüllen, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Einhaltung einer rechtlichen Verpflichtung oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig ist.
      4. Beschränkung. Sie können uns darum bitten, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken: wo die Genauigkeit Ihrer personenbezogenen Daten angefochten wird; um uns die Verifizierung ihrer Genauigkeit zu erlauben; wo die Verarbeitung ungesetzlich ist, Sie die Daten aber nicht löschen lassen möchten; wo es nach wie vor nötig ist, Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen; um das Vorhandensein vorrangiger Gründe nach der Ausübung Ihres Widerspruchsrechts zu verifizieren. Wir können Ihre personenbezogenen Daten nach einer Beschränkungsanfrage weiter nutzen: wo wir Ihre Einwilligung haben; um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen; oder um die Rechte anderer natürlicher oder rechtlicher Personen zu schützen.
      5. Digitaler Nachlass. Nur in Frankreich haben Sie das Recht, Richtlinien bezüglich des Schicksals Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod zu definieren (allgemein oder spezifisch).
      6. Zur Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten: Sie können uns darum bitten, Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein verwendeten, maschinenlesbaren Format vorzulegen, oder Sie können darum bitten, sie direkt an einen anderen Datenverantwortlichen zu übermitteln, jedoch nur in Fällen, wo: die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen basiert; und die Verarbeitung in automatisierter Form erfolgt.
      7. Sie haben außerdem das Recht, der Verarbeitung gerechtfertigt aus Gründen des berechtigten Interesses zu widersprechen. Wo wir uns für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigtes Interesse stützen, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen. Wenn Sie widersprechen, müssen wir diese Verarbeitung stoppen, sofern wir nicht entweder zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten nichtig machen, oder wo wir die Daten aufgrund der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten müssen.
      8. Sie haben das Recht, eine Kopie aller Sicherheitsvorkehrungen für die Übertragung personenbezogener Daten außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit anzufordern. Alle derartigen Sicherheitsvorkehrungen, einschließlich Ihnen verfügbar gemachter Datenübertragungsvereinbarungen, können aus Gründen der wirtschaftlichen Sensibilität redigiert werden. Um Einsicht in diese zu erhalten, kontaktieren Sie [email protected].
      9. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde einzulegen (d. h. an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermeintlichen Verstoßes), wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Gesetz verstößt. Die Kontaktangaben Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde finden Sie hier.

Part 2: Zusätzliche Informationen für deutsche Datensubjekte

Zusätzliche Informationen zu Abschnitt 1 (EINLEITUNG) der Datenschutzerklärung

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie in Deutschland sind, es nur möglich ist, ernsthafte Probleme über YourVoice zu melden. YourVoice kann konkret verwendet werden, um Verhaltensweisen zu melden, die:

  • eine Straftat gegen die Interessen des Unternehmens darstellen (insbesondere Fälschung von Unternehmensunterlagen, Betrug, Korruption, Insidergeschäfte usw.) oder
  • Menschenrechte verletzen (z. B. Ausnutzen günstiger Produktionsbedingungen im Ausland durch das Gutheißen von Kinderarbeit), Gewalt oder Bedrohung am Arbeitsplatz, sexuelle Belästigung, Verletzung von Umweltschutzverordnungen sowie Verletzung des deutschen Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG)

Wenn Sie in Deutschland sind, ist YourVoice insbesondere nicht für die Meldung von Verletzungen der Werte und des Verhaltenskodex des Unternehmens gedacht, außer diese fallen auch unter eine der oben aufgeführten Kategorien. Konkret sollten sogenannte „weiche Faktoren“, z. B. Freundlichkeit im Kundenservice, nicht über YourVoice gemeldet werden. Das Privatleben von Mitarbeitern sollte ebenfalls nicht zum Gegenstand einer Meldung gemacht werden.

Wenn Sie Bedenken haben, die Sie melden möchten, die aber nicht über YourVoice gemeldet werden können, wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten, Ihre Personalabteilung oder den Betriebsrat.

Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Bedenken in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben, Ihre Rechte gemäß geltenden Gesetzen ausüben wollen oder in einem anderen Format auf die darin enthaltenen Informationen zugreifen möchten, wenden Sie sich bitte unter [email protected] an unser Datenschutzteam bzw. unter [email protected] an den zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Zusätzliche Informationen zu Abschnitt 2 (WELCHE DATEN VERARBEITEN WIR?) der Datenschutzerklärung

Es ist nur möglich, Ihre Identität offenzulegen, wenn Sie eine Meldung über YourVoice machen, falls Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben. Nach Einholen dieser Einwilligung werden Sie über die Konsequenzen einer Offenlegung Ihrer Identität aufgeklärt. Wir werden Sie insbesondere wissen lassen, dass Ihre Identität eventuell gegenüber der/den Person(en) offengelegt werden muss, auf die sich Ihre Vorwürfe beziehen, um Datenschutz-Informationspflichten zu erfüllen. Wenn Sie Ihre Einwilligung nicht geben wollen, aber dennoch Ihre Identität offenlegen möchten, wenn Sie Ihre Bedenken kommunizieren, nutzen Sie bitte unsere anderen Kommunikationskanäle (z. B. indem Sie Ihren direkten Vorgesetzten, die Personalabteilung oder den Betriebsrat kontaktieren). Die Nutzung von YourVoice ist nur eine von mehreren Optionen, die Sie haben, um uns Ihre Bedenken mitzuteilen.

Jedoch sollte jeder, der eine nicht-anonyme Meldung über YourVoice macht, wissen, dass es – je nach spezifischem Fall – nötig sein kann, die Identität des Meldenden mit der/den Person(en) zu teilen, die die Meldung betrifft, um Datenschutz-Informationspflichten zu erfüllen.

Zusätzliche Informationen zu Abschnitt 4 (FÜR WELCHE ZWECKE WERDEN DATEN VERARBEITET UND WAS IST UNSERE RECHTLICHE GRUNDLAGE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG DER VERARBEITUNG?) der Datenschutzerklärung

  4.8   Wenn Sie eine Meldung über YourVoice in Deutschland machen und Ihre Identität offenlegen möchten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung, gemäß DSGVO Artikel 6(1)(a) – Einwilligung.

  4.9   In Deutschland werden, wenn sich der über das YourVoice System gemeldete Vorwurf auf eine kriminelle Handlung beziehen könnte, personenbezogene Daten der gemeldeten Mitarbeiter nur verarbeitet, wo dies erforderlich ist, um die Straftat aufzudecken, jedoch nur, wenn es einen dokumentierten Grund zu der Annahme gibt, dass der Mitarbeiter die Straftat während seiner Beschäftigung begangen hat, die Verarbeitung der entsprechenden Daten erforderlich ist, um die Straftat zu untersuchen, und die Verarbeitung nicht von dem berechtigten Interesse des Mitarbeiters an einer Nichtverarbeitung der Daten aufgewogen wird, sowie insbesondere Art und Umfang nicht in einem unverhältnismäßigen Verhältnis zum Grund stehen, gemäß Paragraph 26, Kapitel 1, Satz 2 des deutschen Datenschutzgesetzes.

Part 3: Wichtige zusätzliche Informationen für Datensubjekte in Singapur und China

Zusätzliche Informationen zu Abschnitt 2 (WELCHE DATEN VERARBEITEN WIR?) der Datenschutzerklärung

Paragraph 2.2 wird ersetzt durch Folgendes:

  2.2   Wenn Sie sich dazu entscheiden, dem Serviceanbieter Ihre Identität offenzulegen, geben Sie dem Serviceanbieter Ihre Einwilligung, Ihre personenbezogenen Daten zu erfassen, einschließlich Name, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Kontaktnummer und, falls Sie ein Mitarbeiter von Anglo American sind, der Name Ihres Arbeitsgebers, Ihre Mitarbeiternummer, Ihr Geschäftsbereich und Ihr Standort. Sie willigen außerdem ein, dass der Inhalt Ihrer Meldung ebenfalls in Verbindung mit Ihren personenbezogenen Daten verarbeitet wird. Dazu können Einzelheiten zu dem relevanten Vorfall oder Ereignis zählen, den/das Sie beobachtet haben/melden möchten, sowie Einzelheiten zu allen persönlichen Meinungen oder Äußerungen, die Sie in Verbindung mit dem Vorfall machen möchten.

Zusätzliche Informationen zu Abschnitt 4 (FÜR WELCHE ZWECKE WERDEN DATEN VERARBEITET UND WAS IST UNSERE RECHTLICHE GRUNDLAGE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG DER VERARBEITUNG?) der Datenschutzerklärung

Paragraph 4.5 wird ersetzt durch Folgendes:

  4.5   Sensible personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn dies nach geltenden Gesetzen zulässig ist. Zum Beispiel:

     4.5.1   In Singapur und China verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten gemäß geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Einholung einer Einwilligung, wo die Einwilligung für die Verarbeitung derartiger personenbezogener Daten erforderlich ist.

     4.5.2   Wenn diese Daten in China eingereicht werden und keine Einwilligung für die Verarbeitung solcher Daten eingeholt wird, können wir den Vorwurf eventuell nicht umfassend verarbeiten.

Paragraph 4.6 wird ersetzt durch Folgendes:

  4.6   Personenbezogene Daten in Verbindung mit Strafurteilen und Straftaten werden nur verarbeitet, wenn dies nach geltenden Gesetzen zulässig ist. Zum Beispiel:

     4.6.1   In Singapur und China verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten gemäß geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Einholung einer Einwilligung, wo die Einwilligung für die Verarbeitung derartiger personenbezogener Daten erforderlich ist.

     4.6.2   Wenn diese Daten in China eingereicht werden und keine Einwilligung für die Verarbeitung solcher Daten eingeholt wird, können wir den Vorwurf eventuell nicht umfassend verarbeiten.

Zusätzliche Informationen zu Abschnitt 6 (OFFENLEGUNG PERSONENBEZOGENER DATEN) der Datenschutzerklärung

Paragraph 6.1 wird ersetzt durch Folgendes:

  6.1   Sie willigen ein, dass Ihre personenbezogenen Daten von Personen eingesehen oder Personen offengelegt werden können, die sie nachvollziehbar kennen müssen, nämlich:

     6.1.1   die spezifischen Untersuchungsteams, die an individuellen Fällen arbeiten (wie ABAS, die Forensic Investigations Unit oder Information Security), relevante Mitglieder der Personalabteilung (wo die Untersuchung personalbezogen ist) sowie relevante Mitglieder der Sicherheitsabteilung (wo die Untersuchung sicherheitsbezogen ist)

     6.1.2   Einzelpersonen und leitende Organe, die Whistleblowing- und Untersuchungsprozesse beaufsichtigen, wie die relevanten Leiter von Risk and Assurance, Mitglieder des YourVoice Aufsichtsgremiums, Ethikkommissionen, CEOs bestimmter Geschäftsbereiche und Leiter von Konzernfunktionen

     6.1.3   der Serviceanbieter, der die im Rahmen einer Meldung eingereichten Informationen sowie Feedback zur Meldung von Unternehmen von Anglo American erhält

     6.1.4   designierte Ansprechpartner bei ABAS, die Informationen vom Serviceanbieter erhalten

     6.1.5   interne und externe Experten, zu denen unter Umständen die Rechtsabteilung des Konzerns sowie forensische Unternehmen zählen, die den spezifischen Untersuchungsteams, die an individuellen Fällen arbeiten, zur Seite stehen

     6.1.6   Unternehmen von Anglo American, die auf in einer Meldung enthaltene Informationen zugreifen müssen, zum Beispiel wenn die ABAS-Untersuchung Maßnahmen gegen einen Mitarbeiter empfiehlt, wird der Untersuchungsbericht an den relevanten Arbeitgeber bei Anglo American weitergeleitet, einschließlich dem direkten Vorgesetzten und dem relevanten Mitglied der Personalabteilung

     6.1.7   Dritte, die Services für Anglo American und den Serviceanbieter bereitstellen, wie IT-Systemanbieter oder Hosting-Anbieter

     6.1.8   Gerichte, öffentliche Organe, Exekutivbeamte und Prozessparteien, wo wir gesetzlich zu einer Offenlegung verpflichtet sind, beispielsweise wenn sich eine Meldung als falsch, unbegründet oder arglistig eingereicht erweist und die beschuldigte Person im Rahmen eines Verfahrens aufgrund von Verleumdung oder übler Nachrede um eine derartige Offenlegung ersucht

Einwilligung

Durch Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung willige ich hiermit in die Erfassung, Nutzung, Offenlegung und/oder Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten (einschließlich, wo zutreffend, meiner sensiblen personenbezogenen Daten) durch das Unternehmen zu den in obiger Erklärung aufgeführten Zwecken ein, einschließlich und ohne Einschränkung der Übermittlung meiner personenbezogenen Daten im Ausland.

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