Privacyverklaring voor yourvoice

Inleiding
1. Anglo American plc heeft samen met haar gelieerde ondernemingen (“Bedrijf”, “wij”, “ons” en “onze”) een klokkenluidersysteem en hotline voor het melden van zorgen geïmplementeerd, “YourVoice” geheten. YourVoice is een vertrouwelijke dienst om zorgen over potentieel onethische, onrechtmatige of onveilige gedragingen en werkpraktijken te melden en onderzoeken. YourVoice wordt namens ons onafhankelijk beheerd door een externe dienstverlener (Convercent) (“Dienstverlener”).
2. YourVoice staat open voor alle werknemers (inclusief aannemers), klanten, leveranciers en andere belanghebbenden van het Bedrijf en haar gelieerde ondernemingen.
3. Als iemand iets via YourVoice meldt, dan verwerken wij persoonsgegevens van deze persoon en van anderen die in de melding worden genoemd.
4. Als u een werknemer van Anglo American bent of zorgen over een werknemer van Anglo American meldt, dan is de gegevensverwerker voor de persoonsgegevens die in verband met YourVoice kunnen worden verwerkt, Anglo American Services (UK) Ltd (17 Charterhouse Street, London, EC1N 6RA, Groot-Brittannië) en de relevante werkgevende rechtspersoon van Anglo American (wiens naam en contactgegevens in uw arbeidsovereenkomst zijn te vinden). Als u geen werknemer van Anglo American bent en u besluit om een kwestie via YourVoice te melden, of er via YourVoice iets over u gemeld wordt, dan is de gegevensverwerker voor uw persoonsgegevens in die melding Anglo American Services (UK) Ltd (17 Charterhouse Street, London, EC1N 6RA, Groot-Brittannië) en de meest relevante Groepsonderneming die zich bevindt in de regio waar het gemelde incident heeft plaatsgevonden.
5. Deze Privacyverklaring is een aanvulling op de Externe privacyverklaring die online kan worden ingezien en de Privacyverklaring voor werknemers die werknemers van Anglo American kunnen inzien via het Intranet, samen de “Privacyverklaringen” genoemd. De inhoud van de Privacyverklaringen blijft van toepassing op YourVoice, in aanvulling op de hieronder uiteengezette informatie.
6. De volgende Privacyverklaring beschrijft hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt in verband met YourVoice. De verklaring is bedoeld om te voldoen aan onze verplichtingen om individuele personen informatie te verschaffen over de verwerking van hun persoonsgegevens onder de privacywetgeving.
7. Als u vragen hebt over deze Privacyverklaring of met betrekking tot uw persoonsgegevens, krachtens de van toepassing zijnde wetten aan u toegekende rechten wilt uitoefenen of de informatie in deze Privacyverklaring in een ander formaat wenst te lezen, dan kunt u contact opnemen met ons gegevensbeschermingsteam via [email protected].
Welke gegevens verwerken wij?
1. Als u een kwestie meldt via het YourVoice-systeem, dan kunt u de melding desgewenst anoniem verzenden. In dat geval worden uw persoonsgegevens niet verwerkt in verband met uw melding.
2. Als u uw identiteit bekendmaakt aan de Dienstverlener, zal de Dienstverlener de door u verstrekte persoonsgegevens verzamelen, met inbegrip van naam, achternaam, e-mailadres, contactnummer en, als u een werknemer van Anglo American bent, uw personeelsnummer en vestiging. Ook de inhoud van uw melding wordt verwerkt in verband met uw persoonsgegevens; dit omvat onder meer gegevens over het relevante incident of de gebeurtenis waarvan u getuige was en/of die u wilt melden, en gegevens over persoonlijke meningen of dingen die u wilt zeggen in verband met het incident. Als u besluit om uw identiteit aan ons bekend te maken, zullen wij ook deze persoonsgegevens verwerken.
3. Als er een melding wordt ontvangen over uw vermeende gedrag of betrokkenheid bij een bepaalde gebeurtenis of werkwijze, dan zullen wij en de Dienstverlener (indien toegestaan onder de toepasselijke wetten) uw naam, achternaam, alias of bijnaam, (en indien van toepassing,) geslacht, personeelsnummer, functie, bedrijf en contactgegevens verzamelen. De Dienstverlener en wij zullen tevens informatie verzamelen over de gemelde aantijging, inclusief de aard van de aantijging. Dit kan informatie omvatten over vermeende of bewezen strafbare feiten, die de Dienstverlener namens ons verwerkt, indien toegestaan onder de toepasselijke wetten. Voorts verzamelen wij tevens nadere informatie tijdens de daaropvolgende verificaties en onderzoeken van het vermeende gedrag.
4. Het Bedrijf zal alle via het YourVoice-systeem verstrekte persoonsgegevens als vertrouwelijk behandelen, ongeacht de basis waarop de melding werd gedaan. Het Bedrijf erkent dat individuele personen tijdens het aankaarten van een zorgwekkende kwestie hun identiteit liever niet bekendmaken. In dergelijke omstandigheden zal het Bedrijf alles in het werk stellen om de identiteit van de betreffende persoon te beschermen en deze niet bekendmaken zonder zijn of haar toestemming. Als het onmogelijk blijkt om de gemelde zorgen te beoordelen, evalueren en onderzoeken zonder de identiteit van de betreffende persoon bekend te maken, dan zal het onderzoeksteam dat met de kwestie belast is met de betreffende persoon bespreken hoe dit verder moet worden aangepakt. In sommige gevallen kan geen absolute vertrouwelijkheid worden gegarandeerd, bijvoorbeeld omdat het onderzoek de informatiebron aan het licht zal brengen, de verklaring van degene die de kwestie heeft aangekaart moet worden gebruikt als onderdeel van het bewijs ten laste van de beschuldigde, of als deze persoon in een later stadium tijdens gerechtelijke procedures als getuige kan worden opgeroepen.
Hoe verzamelt het Bedrijf gegevens?
1. Alle persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met het YourVoice-systeem, worden verzameld van de persoon die de melding doet. Verder kunnen er aanvullende persoonsgegevens worden gegenereerd en verwerkt gedurende het onderzoek van de melding. In het bijzonder:
  1. identiteit, verantwoordelijkheden en contactgegevens van de personen die betrokken zijn bij het ontvangen of verwerken van de melding van de klokkenluider;
  2. gemelde feiten;
  3. informatie die is verzameld in verband met de verificatie van de gemelde feiten;
  4. rapportage over de verificatieprocedure; en (indien van toepassing)
  5. follow-up.
2. In het klokkenluidersbeleid van de centrale klokkenluidersbeleid wordt nader uitgelegd hoe u of derden een melding kunnen maken.
Voor welke doelen worden gegevens verwerkt en wat is onze rechtsgrondslag voor verwerking?
1. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in verband met YourVoice, is het overkoepelende doel het beschikbaar stellen van een systeem om zorgen te uiten over ernstig wangedrag en/of gedrag dan indruist tegen onze Waarden en Gedragscode, en (indien de zorgen gegrond worden geacht) het nemen van gepaste maatregelen om deze aan te pakken en te voorkomen dat er in de toekomst opnieuw aanleiding tot dergelijke zorgen wordt gegeven.
2. Dit betreft het verwerken van persoonsgegevens om:
  1. de melding te ontvangen, bespreken en (indien van toepassing) daar onbelangrijke zaken uit te schrappen;
  2. aanvullende informatie te verzoeken om de melding van gronden te voorzien;
  3. in meldingen ontvangen informatie te verzamelen en voor onderzoek beschikbaar te stellen aan de aangewezen teams (zie sectie 6 voor meer informatie over het openbaar maken van persoonsgegevens);
  4. het vermeende gedrag te onderzoeken; en
  5. feedback te geven aan de Dienstverlener en de persoon die de melding heeft gedaan (indien relevant), en aanbevelingen aan bedrijven van Anglo American te doen.
3. Zoals uiteengezet in de Privacyverklaringen vereisen bepaalde gegevensbeschermingswetten dat er een geldige rechtsgrond bestaat voor het verwerken van persoonsgegevens. Wij verwerken de gegevens wanneer dat nodig is om:
  1. te voldoen aan onze door wet- en regelgeving opgelegde verplichtingen (bijvoorbeeld in de Europese Economische Ruimte (EER), wetgeving inzake het bestrijden van omkoperij, en andere wetten die ons verplichten hotlines voor klokkenluiders te implementeren), in de EER volgens Artikel 6(1)(c) van de AVG – Wettelijke verplichting;
  2. onze gerechtvaardigde belangen te behartigen (zie hieronder voor een beschrijving van onze gerechtvaardigde belangen), op voorwaarde dat de verwerking geen negatieve invloed heeft op uw belangen of grondrechten en vrijheden, in de EER volgens Artikel 6(1)(f) van de AVG – Gerechtvaardigde belangen; of
  3. de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen (bijv. om het leven of de fysieke veiligheid te beschermen), in de EER volgens Artikel 6(1)(d) van de AVG – Vitale belangen; of
  4. het u mogelijk te maken uw zorgen te uiten over gedrag dat indruist tegen onze Waarden en Gedragscode, deze zorgen te onderzoeken, gepaste maatregelen te nemen en te voorkomen dat er in de toekomst opnieuw aanleiding tot dergelijke zorgen wordt gegeven. Voor het doel van de toepasselijke gegevensbeschermingswetten omvatten deze doelen de gerechtvaardigde belangen die in lid 4.4 gedetailleerd worden beschreven.
  5. Indien dat onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetten vereist is, vragen wij om uw uitdrukkelijke toestemming voor het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw persoonsgegevens alvorens wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en openbaar maken.
4. De gerechtvaardigde belangen waarnaar hierboven wordt verwezen, omvatten:
  1. bescherming tegen gedrag dat indruist tegen onze Waarden en Gedragscode, ethisch en verantwoord handelen als een onderneming, voldoen aan de wet- en regelgeving, en bescherming van de veiligheid en gezondheid van onze werknemers;
  2. het inzetten van gepaste teams om meldingen te onderzoeken namens alle rechtspersonen van Anglo American, om redenen van onpartijdigheid en efficiëntie; en
  3. het uitoefenen van onze rechten krachtens sectie 16 en 17 van het Handvest van de Grondrechten (indien van toepassing), of die worden toegekend krachtens soortgelijke wetgeving, met inbegrip van onze vrijheid om handel te drijven en eigendom te beschermen.
5. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (of gevoelige gegevens) worden uitsluitend verwerkt wanneer dat onder de toepasselijke wetgeving is toegestaan. Bijvoorbeeld:
  1. Als de via YourVoice gedane aantijging betrekking heeft op discriminatie op het werk, dan verwerken wij relevante bijzondere categorieën van persoonsgegevens op de basis dat wij onze verplichtingen nakomen en specifieke rechten uitoefenen op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht (volgens Artikel 9(2)(b) van de AVG – Arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht) en toepasselijke wetten;
  2. Als de via YourVoice gedane aantijging betrekking heeft op andere aantijgingen van discriminatie, dan verwerken wij relevante bijzondere categorieën van persoonsgegevens om redenen van zwaarwegend algemeen belang (volgens Artikel 9(2)(g) van de AVG – Zwaarwegend algemeen belang) en toepasselijke wetten. In het Verenigd Koninkrijk verwerken wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens met betrekking tot gelijke kansen of behandeling bijvoorbeeld volgens Artikel 8 van Bijlage 1 van de Britse Data Protection Act 2018;
  3. Als de via YourVoice gedane aantijging betrekking heeft op overtreding van toepasselijke wetten waarbij de belangen van het Bedrijf worden geschaad, dan verwerken wij relevante bijzondere categorieën van persoonsgegevens om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen (volgens Artikel 9(2)(f) van de AVG – Instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering); en
  4. In Zuid-Afrika, als de via YourVoice gedane aantijging betrekking heeft op onredelijke discriminatie of intimiderend gedrag op het werk, dan is de verwerking noodzakelijk om een wettelijk recht of wettelijke verplichting vast te stellen, uit te oefenen of onderbouwen volgens Artikel 27(1)(b) van de Zuid-Afrikaanse wet inzake de bescherming van persoonsgegevens van 2014.
6. Persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen worden uitsluitend verwerkt wanneer dat onder de toepasselijke wetten is toegestaan. Bijvoorbeeld:
  1. Als de via het YourVoice-systeem gedane aantijging een criminele activiteit zou kunnen betreffen, dan verwerken wij die persoonsgegevens om redenen van zwaarwegend algemeen belang (volgens Artikel 9(2)(g) van de AVG – Zwaarwegend algemeen belang) en toepasselijke wetten. In het Verenigd Koninkrijk verwerken wij die persoonsgegevens bijvoorbeeld om onrechtmatige daden te voorkomen of detecteren volgens Artikel 10 van Bijlage 1 van de Britse Data Protection Act 2018. En in Duitsland worden de persoonsgegevens van de beschuldigde werknemers uitsluitend verwerkt als dat nodig is om het strafbare feit te detecteren, maar alleen als er een gedocumenteerde reden bestaat om aan te nemen dat de werknemer het strafbare feit heeft begaan tijdens zijn of haar dienstverband, het verwerken van de betreffende persoonsgegevens nodig is om het strafbare feit te onderzoeken en op voorwaarde dat de gerechtvaardigde belangen van de werknemer dat het Bedrijf de gegevens niet verwerkt niet zwaarder wegen, en in het bijzonder dat het soort en de reikwijdte niet onevenredig zijn met de reden, volgens Artikel 26 lid 1 zin 2 van de Duitse Federale wet inzake de bescherming van persoonsgegevens.
Bewaren van persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens worden bewaard zo lang als nodig is om te voldoen aan het doel waarvoor deze waren verzameld.
2. De Dienstverlener bewaart meldingen zo lang als gepast is om de kwestie te onderzoeken en (indien relevant) om maatregelen met betrekking tot het resultaat van onderzoeken te voltooien, in beide gevallen in overeenstemming met de toepasselijke wetten en om te voldoen aan de vereisten van wet- en regelgeving of intern beleid.
3. Over het algemeen genomen worden meldingen bewaard in een veilige database met beperkte toegang, zodat het Bedrijf de mogelijkheid behoudt om te reageren op toekomstige juridische vorderingen met betrekking tot gerelateerde maatregelen. Het Bedrijf tracht ervoor te zorgen dat persoonsgegevens zo actueel mogelijk worden gehouden en dat irrelevante of onnodige gegevens zo spoedig als praktisch mogelijk verwijderd of geanonimiseerd worden.
4. Wij wijzen u erop dat bepaalde gegevens gedurende langere perioden bewaard kunnen worden, zoals uiteengezet in de Privacyverklaring. Met name kunnen wij bepaalde specifieke gegevenssoorten langer bewaren als wij volgens de van toepassing zijnde wetten verplicht zijn om dat te doen of als dat nodig is om te voldoen aan door wet- en regelgeving opgelegde verplichtingen en voor andere rechtmatige zakelijke redenen, bijvoorbeeld gedurende de periode die wordt bepaald door de toepasselijke verjaringswetten.
Openbaar maken van persoonsgegevens
1. Uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt of openbaar gemaakt aan personen die deze strikt noodzakelijk moeten inzien, te weten:
  1. de specifieke onderzoeksteams die werken aan individuele zaken (zoals ABAS, het forensische onderzoeksteam en het informatiebeveiligingsteam), relevante leden van HR (als het onderzoek met personeelszaken te maken heeft) en relevante leden van Beveiliging (als het onderzoek aan beveiliging is gerelateerd);
  2. personen en overheidsinstanties die toezicht houden op klokkenluiders- en onderzoeksprocessen, zoals relevante hoofden van Risk & Assurance, leden van het YourVoice Oversight-comité, ethische comités, CEO’s van de diverse business units en hoofden van Group Function;
  3. de Dienstverlener, die de als onderdeel van een melding overlegde informatie ontvangt en van de bedrijven van Anglo American feedback krijgt over de melding;
  4. aangewezen contactpersonen in ABAS die informatie van de Dienstverlener ontvangen;
  5. interne en externe deskundigen, zoals bijvoorbeeld Group Legal en forensische bedrijven, die assistentie verlenen aan de specifieke onderzoeksteams die met individuele zaken belast zijn;
  6. bedrijven van Anglo American die informatie in een melding moeten inzien, bijvoorbeeld als het ABAS-onderzoek maatregelen tegen een werknemer aanbeveelt, dan wordt het onderzoeksrapport aan de relevante werkgever bij Anglo American overlegd, inclusief de directe leidinggevende en het relevante lid van het HR-team;
  7. derden die diensten verlenen aan Anglo American en de Dienstverlener, zoals aanbieders van ICT-systemen en hostingproviders; en
  8. gerechtshoven, openbare instanties, wetshandhavers en litiganten als de wet ons verplicht om gegevens openbaar te maken, bijvoorbeeld wanneer een melding vals of ongegrond blijkt te zijn of met kwaadaardige opzet is gedaan, en de beschuldigde persoon als onderdeel van een beroep wegens een lasterlijke aantijging of smaad om openbaarmaking verzoekt.
2. Het Bedrijf verwacht dat derden aan hen verstrekte gegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetten, inclusief met betrekking tot de vertrouwelijkheid en veiligheid van gegevens. In het bijzonder vereist ons contract met de Dienstverlener dat deze de persoonsgegevens beschermt, inclusief het geheimhouden van de identiteit van klokkenluiders, indien nodig. Daarnaast hebben de andere hierboven beschreven Dienstverleners contracten met ons afgesloten die voorwaarden bevatten om persoonsgegevens te beschermen.
3. Wanneer deze derden werken in de hoedanigheid van “gegevensverwerker”, dan voeren zij hun taken uit namens ons en op onze instructies voor de hierboven genoemde doelen. In dat geval worden uw persoonsgegevens alleen aan deze partijen verstrekt voor zover zij die nodig hebben om de vereiste diensten te verlenen.
4. Als u in bepaalde locaties een melding doet via YourVoice, moet het Bedrijf uw identiteit mogelijk delen met de persoon/personen op wie de melding betrekking heeft om te voldoen aan onze verplichtingen ten aanzien van gegevensbescherming die zijn opgelegd door artikel 14(2)(f) van de AVG. Wij zullen echter altijd zorgvuldig beoordelen of deze verplichtingen ons noodzaken om uw identiteit te onthullen alvorens die bekend te maken. Wij zijn in het bijzonder niet verplicht om u of andere personen te informeren over de bron van informatie als dat ons waarschijnlijk zal beletten of ernstig zal hinderen om het doel van ons onderzoek te bereiken, of omdat andere uitzonderingen in de toepasselijke wetten gepaste maatregelen bieden om de gerechtvaardigde belangen van de melder te beschermen van de melder. Toepasselijke wetten kunnen bijvoorbeeld bepalen dat informatie met betrekking tot de identiteit van de melder geheim kan worden gehouden omdat de gerechtvaardigde belangen van de melder zwaarder wegen.
5. Voorts kunnen wij persoonsgegevens tevens delen met nationale autoriteiten om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij gebonden zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval in het kader van imminente of onbesliste gerechtelijke procedures of een wettelijk verplichte audit.
Internationale doorgifte van persoonsgegevens
1. De Dienstverlener en zijn callcenter zijn gevestigd in de VS, maar de gegevens worden in de EER gehost. Dit betekent dat in de EER gevestigde bedrijven van Anglo American persoonsgegevens kunnen doorgeven vanuit de EER naar de VS, als de klokkenluider de melding telefonisch heeft gedaan, en in het geval dat het in de VS gevestigde team van de Dienstverlener via systeemonderhoud toegang krijgt tot de gegevens. Ook bedrijven van Anglo American die zijn gevestigd in rechtsgebieden buiten de EER kunnen persoonsgegevens vanuit hun eigen rechtsgebied doorgeven naar de VS in overeenstemming met de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming, en u geeft hiervoor uw toestemming wanneer dergelijke toestemming door de toepasselijke wetten verplicht wordt gesteld.
2. Voorts geven bedrijven van Anglo American in de EER ook persoonsgegevens door aan bedrijven van Anglo American buiten de EER en vice versa, bijvoorbeeld wanneer het onderzoek wordt uitgevoerd door het ABAS-team in de regio waar het vermeende gedrag heeft plaatsgevonden.
3. Wanneer een melding wordt gedaan door of over een persoon die in China is gevestigd, dan worden gegevens over die melding ook in China gehost.
4. Bij elke doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER worden de persoonsgegevens beschermd door een met de ontvanger afgesloten overeenkomst inzake de doorgifte van gegevens, gebaseerd op standaard modelcontractbepalingen krachtens artikel 46(2) van de AVG, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens van bedrijven van Anglo American in rechtsgebieden anders dan de EER in de context van de YourVoice-hotline, worden persoonsgegevens beschermd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming.
5. Indien dit onder de toepasselijke wetten is toegestaan, hebt u mogelijk het recht om een kopie aan te vragen van de overeenkomst die van toepassing is op de doorgifte van uw persoonsgegevens, of om anderszins toegang te verkrijgen tot de getroffen veiligheidsmaatregelen. Aan u verstrekte overeenkomsten inzake de doorgifte van persoonsgegevens kunnen omwille van commerciële gevoeligheidsredenen geredigeerd worden. Om daar inzage in te krijgen, kunt u contact opnemen met [email protected].
Kennisgeving van wijzigingen
1. Het Bedrijf kan deze Privacyverklaring te allen tijde wijzigen of bijwerken. Wij zullen u vragen om uw instemming met dergelijke wijzigingen of aanpassingen als de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming ons verplichten om dat te doen.
2. Als wij onze benadering van gegevensbescherming veranderen of de verstrekte informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens wijzigen, dan wordt u van deze wijzigingen in kennis gesteld of attenderen wij u erop dat wij de Privacyverklaringen of deze Privacyverklaring hebben bijgewerkt, zodat u weet welke gegevens wij verwerken en hoe wij deze informatie gebruiken, en vragen wij u om uw instemming met dergelijke wijzigingen als de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming ons verplichten om dat te doen.
3. Deze Privacyverklaring werd voor het laatst bijgewerkt en beoordeeld in oktober 2019.

BIJLAGE:

Deel 1: Aanvullende informatie voor betrokkenen in de Europese Unie

Wat zijn uw rechten?
1. Behoudens bepaalde uitzonderingen, en in sommige gevallen afhankelijk van de verwerkingsactiviteit die wij uitvoeren, hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hieronder wordt meer informatie over elk van deze rechten gegeven:
  1. Toegang. U hebt het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en u hebt het recht om in kennis gesteld te worden van (a) de bron van uw persoonsgegevens; (b) de doelen, de rechtsgrondslag en de verwerkingsmethode; (c) de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke; en (d) de rechtspersonen of categorieën van rechtspersonen aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, zodat zij u inzage in deze gegevens en u daar een kopie van kunnen geven, inclusief aan een melding gerelateerde gegevens. Wij wijzen u erop dat in bepaalde rechtsgebieden, bijvoorbeeld Frankrijk, de persoon op wie een melding betrekking heeft niet in staat is om, op basis van zijn/haar toegangsrechten, van de verwerkingsverantwoordelijke informatie te verkrijgen over de identiteit van de klokkenluider.
  2. Correctie. U kunt ons vragen om onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren. Wij kunnen de nauwkeurigheid van persoonsgegevens desgewenst verifiëren alvorens die te corrigeren.
  3. Wissen. U kunt ons in de volgende gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen: wanneer die niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld; wanneer u uw toestemming hebt ingetrokken (als de gegevens op basis van toestemming werden verwerkt); wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens; wanneer uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze zijn verwerkt; of om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn gebonden. Wij hoeven uw verzoek niet in te willigen als de verwerking van uw persoonsgegevens nodig is om een wettelijke verplichting na te komen of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
  4. Beperking. U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer: de nauwkeurigheid van uw persoonsgegevens wordt aangevochten, om ons in staat te stellen de nauwkeurigheid daarvan te verifiëren; de verwerking onrechtmatig is, maar u de gegevens niet wilt laten wissen; deze nog nodig zijn voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen; om het bestaan van zwaarder wegende gronden te verifiëren na uitoefening van uw recht op bezwaar. Wij kunnen uw persoonsgegevens blijven gebruiken na een verzoek om beperking wanneer: wij uw toestemming hebben; voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen; of om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen.
  5. Digitaal erfgoed. Alleen in Frankrijk: u hebt het recht om (algemene of specifieke) richtlijnen op te stellen om aan te geven wat er na uw dood met uw persoonsgegevens moet worden gedaan.
  6. Doorgifte van uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen uw persoonsgegevens aan u door te geven in een gestructureerd, algemeen gebruikt en door machines leesbaar formaat, of om uw persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven, maar in elk geval alleen wanneer: de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op de uitvoering van een contract met u; en de verwerking via geautomatiseerde methoden geschiedt.
  7. U hebt tevens het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen. Wanneer wij ons baseren op gerechtvaardigde belangen om uw persoonsgegevens te verwerken, dan hebt u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking. Als u bezwaar maakt, moeten wij die verwerking staken, tenzij wij ofwel kunnen aantonen dat wij overtuigende rechtsgronden voor verwerking hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden; of wanneer wij de persoonsgegevens moeten verwerken voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
  8. U hebt het recht om een kopie aan te vragen van de veiligheidsmaatregelen die worden gebruikt bij doorgifte van uw persoonsgegevens buiten uw rechtsgebied. Dergelijke veiligheidsmaatregelen, inclusief aan u verstrekte overeenkomsten inzake de doorgifte van persoonsgegevens, kunnen omwille van commerciële gevoeligheidsredenen geredigeerd worden. Om daar inzage in te krijgen, kunt u contact opnemen met [email protected].
  9. U hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit (m.a.w. in uw reguliere woonplaats, de plaats waar u werkt of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden) als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de toepasselijke wetten. U vindt de contactgegevens van uw plaatselijke toezichthoudende autoriteit hier.

Deel 2: Aanvullende informatie voor betrokkenen in Duitsland

Aanvullende informatie voor sectie 1 (INLEIDING) van de Privacyverklaring

Wij wijzen u erop dat in Duitsland uitsluitend ernstige kwesties via YourVoice kunnen worden gemeld. YourVoice kan met name worden gebruikt om melding te maken van gedrag dat:

een strafbaar feit betreft dat de belangen van het Bedrijf schaadt (in het bijzonder vervalsing van bedrijfsgegevens, fraude, corruptie, handel met voorkennis, enz.); of
inbreuk maakt op de mensenrechten (bijv. profiteren van gunstige productievoorwaarden in het buitenland door kinderarbeid te accepteren), geweld of dreigementen en/of ongewenst gedrag van seksuele aard op het werk, overtreding van regelgeving die het milieu beschermt en overtreding van de Duitse Algemene Wet Gelijke Behandeling (AGG).

Voor degenen die in Duitsland zijn gevestigd, is YourVoice in het bijzonder niet bedoeld voor het melden van overtredingen van de Waarden en de Gedragscode van het Bedrijf tenzij deze overtredingen in een van de bovenstaande categorieën vallen. Met name zogenaamde “zachte factoren”, zoals vriendelijkheid in klantenservice, mogen niet via YourVoice worden gemeld. Ook het privéleven van werknemers mag nooit het onderwerp van een melding worden.

Als u ergens mee zit dat niet via YourVoice kan worden gemeld, dan kunt u de kwestie aankaarten bij uw directe leidinggevende of HR.

Als u vragen hebt over deze Privacyverklaring of met betrekking tot uw persoonsgegevens, krachtens de van toepassing zijnde wetten aan u toegekende rechten wilt uitoefenen of de informatie daarin in een ander formaat wenst te lezen, dan kunt u contact opnemen met ons gegevensbeschermingsteam via [email protected] of met de functionaris voor de gegevensbescherming via [email protected].

Aanvullende informatie voor sectie 2 (WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ?) van de Privacyverklaring

Wanneer u een melding via YourVoice doet, dan kunt u uw identiteit alleen bekendmaken als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Bij het verkrijgen van deze toestemming wordt u geattendeerd op de gevolgen die zijn verbonden aan bekendmaking van uw identiteit. Wij zullen u met name laten weten dat uw identiteit mogelijk moet worden onthuld aan de persoon/personen op wie uw aantijgingen betrekking hebben om te voldoen aan verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming. Als u geen toestemming wenst te geven maar toch uw identiteit wilt onthullen wanneer u uw zorgen uit, dan dient u andere communicatiekanalen te gebruiken (u kunt dan bijvoorbeeld contact opnemen met uw directe leidinggevende of HR). YourVoice is slechts een van diverse opties die u hebt om ons van uw zorgen in kennis te stellen.

Personen die kwesties niet anoniem via YourVoice melden, dienen er rekening mee te houden dat – afhankelijk van het specifieke geval – het nodig kan zijn om de identiteit van de melder te delen met de persoon/personen op wie de melding betrekking heeft om te voldoen aan verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming.

Aanvullende informatie voor sectie 4 (VOOR WELKE DOELEN WORDEN GEGEVENS VERWERKT EN WAT IS ONZE RECHTSGRONDSLAG VOOR VERWERKING?) van de Privacyverklaring

4.8 Als u in Duitsland een melding via YourVoice doet en uw identiteit wenst te onthullen, dan verwerken wij uw persoonsgegevens met uw toestemming als rechtsgrondslag, volgens Artikel 6(1)(a) van de AVG – Toestemming.

4.9 In Duitsland, als de via het YourVoice-systeem gedane aantijging een criminele activiteit zou kunnen betreffen, dan worden de persoonsgegevens van de beschuldigde werknemers uitsluitend verwerkt als dat nodig is om het strafbare feit te detecteren, maar alleen als er een gedocumenteerde reden bestaat om aan te nemen dat de werknemer het strafbare feit heeft begaan tijdens zijn of haar dienstverband, het verwerken van de betreffende persoonsgegevens nodig is om het strafbare feit te onderzoeken en op voorwaarde dat de gerechtvaardigde belangen van de werknemer dat het Bedrijf de gegevens niet verwerkt niet zwaarder wegen, en in het bijzonder dat het soort en de reikwijdte niet onevenredig zijn met de reden, volgens artikel 26 lid 1 zin 2 van de Duitse Federale wet inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Deel 3: Belangrijke aanvullende informatie voor betrokkenen in Singapore en China

Aanvullende informatie voor sectie 2 (WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ?) van de Privacyverklaring

Artikel 2.2 wordt vervangen door het volgende

2.2 Als u uw identiteit bekendmaakt aan de Dienstverlener, dan geeft u de Dienstverlener toestemming om de door u verstrekte persoonsgegevens te verzamelen, met inbegrip van naam, achternaam, geboortedatum, e-mailadres, contactnummer en, als u een werknemer van Anglo American bent, de naam van uw werkgever, uw personeelsnummer, business unit en vestiging. U geeft tevens toestemming dat de inhoud van uw melding wordt verwerkt in verband met uw persoonsgegevens; dit omvat onder meer gegevens over het relevante incident of de gebeurtenis waarvan u getuige was en/of die u wilt melden, en gegevens over persoonlijke meningen of dingen die u wilt zeggen in verband met het incident.

Aanvullende informatie voor sectie 4 (VOOR WELKE DOELEN WORDEN GEGEVENS VERWERKT EN WAT IS ONZE RECHTSGRONDSLAG VOOR VERWERKING?) van de Privacyverklaring

Sectie 4.5 wordt vervangen door het volgende:

4.5 Gevoelige persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dat onder de toepasselijke wetgeving is toegestaan. Bijvoorbeeld:

4.5.1 In Singapore en China verwerken wij deze persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming, inclusief het verkrijgen van de toestemming als er toestemming vereist is om dergelijke persoonsgegevens te verwerken.

4.5.2 Als deze gegevens in China worden verstrekt en er geen toestemming is verkregen voor de verwerking van dergelijke gegevens, dan kunnen wij de aantijging mogelijk niet volledig verwerken.

Sectie 4.6 wordt vervangen door het volgende:

4.6 Persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen worden uitsluitend verwerkt wanneer dat onder de toepasselijke wetten is toegestaan. Bijvoorbeeld:

4.6.1 In Singapore en China verwerken wij deze persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming, inclusief het verkrijgen van de toestemming als er toestemming vereist is om dergelijke persoonsgegevens te verwerken.

4.6.2 Als deze gegevens in China worden verstrekt en er geen toestemming is verkregen voor de verwerking van dergelijke gegevens, dan kunnen wij de aantijging mogelijk niet volledig verwerken.

Aanvullende informatie voor sectie 6 (OPENBAAR MAKEN VAN PERSOONSGEGEVENS?) van de Privacyverklaring

Sectie 6.1 wordt vervangen door het volgende:

6.1 U geeft toestemming dat uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt of openbaar gemaakt aan personen die deze strikt noodzakelijk moeten inzien, te weten:

6.1.1 de specifieke onderzoeksteams die werken aan individuele zaken (zoals ABAS, het forensische onderzoeksteam en het informatiebeveiligingsteam), relevante leden van HR (als het onderzoek met personeelszaken te maken heeft) en relevante leden van Beveiliging (als het onderzoek aan beveiliging is gerelateerd);

6.1.2 personen en overheidsinstanties die toezicht houden op klokkenluiders- en onderzoeksprocessen, zoals relevante hoofden van Risk & Assurance, leden van het YourVoice Oversight-comité, ethische comités, CEO’s van de diverse business units en hoofden van Group Function;

6.1.3 de Dienstverlener, die de als onderdeel van een melding overlegde informatie ontvangt en van de bedrijven van Anglo American feedback krijgt over de melding;

6.1.4 aangewezen contactpersonen in ABAS die informatie van de Dienstverlener ontvangen;

6.1.5 interne en externe deskundigen, zoals bijvoorbeeld Group Legal en forensische bedrijven, die assistentie verlenen aan de specifieke onderzoeksteams die met individuele zaken belast zijn;

6.1.6 bedrijven van Anglo American die informatie in een melding moeten inzien, bijvoorbeeld als het ABAS-onderzoek maatregelen tegen een werknemer aanbeveelt, dan wordt het onderzoeksrapport aan de relevante werkgever bij Anglo American overlegd, inclusief de directe leidinggevende en het relevante lid van het HR-team;

6.1.7 derden die diensten verlenen aan Anglo American en de Dienstverlener, zoals aanbieders van ICT-systemen en hostingproviders; en

6.1.8 gerechtshoven, openbare instanties, wetshandhavers en litiganten als de wet ons verplicht om gegevens openbaar te maken, bijvoorbeeld wanneer een melding vals of ongegrond blijkt te zijn of met kwaadaardige opzet is gedaan, en de beschuldigde persoon als onderdeel van een beroep wegens een lasterlijke aantijging of smaad om openbaarmaking verzoekt.

Toestemming

Door akkoord te gaan met dit privacybeleid, geef ik het Bedrijf hierbij toestemming om mijn persoonsgegevens (inclusief mijn gevoelige persoonsgegevens, indien van toepassing) te verzamelen, te gebruiken, openbaar te maken en/of te verwerken voor de in de bovenstaande verklaring uiteengezette doelen, inclusief zonder beperking de doorgifte van mijn persoonsgegevens naar het buitenland.

Privacyverklaring voor yourvoice

SEO Purpose H2 tag hidden

BIJLAGE:

Deel 1: Aanvullende informatie voor betrokkenen in de Europese Unie

Deel 2: Aanvullende informatie voor betrokkenen in Duitsland

Deel 3: Belangrijke aanvullende informatie voor betrokkenen in Singapore en China