Avis de confidentialité yourvoice

Introduction
1. Anglo American plc et ses sociétés affiliées (la « Société », « nous », « nous-mêmes » et « notre/nos ») ont mis en œuvre un système d'alerte et une plateforme de signalement désignés « YourVoice ». YourVoice est un service confidentiel au moyen duquel toute préoccupation concernant toute conduite et pratique potentiellement contraires à l’éthique, illicites ou dangereuses peuvent être signalées et faire l’objet d’une enquête. Le service est géré de manière indépendante en notre nom par un fournisseur de services externe (Convercent) (le « Fournisseur de services »).
2. YourVoice est ouvert à tous les employés (y compris les sous-traitants), clients, fournisseurs et autres parties prenantes de la Société et de ses sociétés affiliées.
3. Si une personne fait un signalement via YourVoice, les données à caractère personnel de cette personne et celles de toute autre personne pouvant être nommée dans le signalement seront traitées.
4. Si vous êtes un(e) employé(e) d’une société Anglo American ou faites un signalement concernant un(e) employé(e) d’une société Anglo American, le responsable du traitement de toute donnée à caractère personnel pouvant être traitée en relation avec YourVoice est Anglo American Services (UK) Ltd (17 Charterhouse Street, London EC1N 6RA), ainsi que l’entité Anglo American concernée (dont le nom et les coordonnées figurent sur votre contrat de travail). Si vous n’êtes pas employé(e) par Anglo American et avez souhaité faire un signalement via YourVoice, ou si vous faites l'objet d'un signalement effectué via YourVoice, les responsables du traitement de toute donnée à caractère personnel vous concernant contenue dans le signalement sont Anglo American Services (UK) Ltd (17 Charterhouse Street, London EC1N 6RA), et l’entité du groupe la plus appropriée dans la région où l’incident a été signalé.
5. Le présent avis de confidentialité complète l’Avis de confidentialité externe, disponible en ligne, et l’Avis de confidentialité pour les employés, disponible aux employés d’Anglo American via l’intranet, qui, ensemble, constituent les « Avis de confidentialité ». Le contenu des Avis de confidentialité continue de s'appliquer à YourVoice, en complément des informations établies ci-dessous.
6. L’avis de confidentialité ci-après décrit la manière dont les données à caractère personnel sont traitées, ainsi que les finalités de ce traitement, en relation avec YourVoice. Le présent Avis a pour objectif de nous faire respecter nos obligations de fournir aux personnes concernées des informations relatives au traitement de leurs données à caractère personnel en vertu des lois relatives à la protection des données.
7. Si vous avez des questions concernant le présent Avis de confidentialité, des préoccupations concernant vos données à caractère personnel, si vous souhaitez exercer tout droit accordé par les lois en vigueur ou souhaitez accéder aux informations contenues dans le présent Avis de confidentialité dans un format différent, veuillez contacter notre équipe chargée de la protection des données à [email protected].
Type de données que nous traitons
1. Si vous faites un signalement à l'aide du système YourVoice, vous avez l'option de faire le signalement de manière anonyme. Si vous choisissez cette option, aucune donnée à caractère personnel vous concernant ne sera traitée en relation avec votre signalement.
2. Si vous choisissez de divulguer votre identité au Fournisseur de services, le Fournisseur de services collectera toute donnée personnelle que vous communiquez, y compris le prénom, le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et, si vous êtes un(e) employé(e) d’Anglo American, votre numéro d’employé et votre région. Le contenu de votre signalement sera également traité en relation avec vos données à caractère personnel, qui pourront inclure les détails de l'incident ou de l'événement dont vous avez été témoin / que vous souhaitez signaler, ainsi que les détails de toute opinion personnelle ou témoignage que vous souhaitez partager en rapport avec l’incident. Si vous choisissez de nous divulguer votre identité, nous procéderons également au traitement de cette information personnelle.
3. Si un signalement est fait concernant votre comportement présumé ou votre participation à un événement ou à une pratique spécifique, le Fournisseur de services et nous-mêmes (lorsque les lois en vigueur l'autorisent) collecterons vos nom, prénom, alias ou surnom et (si applicable), votre sexe, votre numéro d’employé, votre titre, votre société et vos coordonnées. Le Fournisseur de services et nous-mêmes collecterons également des informations sur l'allégation en question, notamment la nature de l’allégation. Cela peut inclure des informations sur des infractions pénales présumées ou avérées, que le Fournisseur de services traite en notre nom lorsque les lois en vigueur l'autorisent. Nous collecterons également des informations supplémentaires lors de toute vérification et toute enquête ultérieure sur le comportement présumé.
4. Nonobstant la base sur laquelle le signalement repose, toutes les données à caractère personnel fournies via le système YourVoice seront gérées de manière confidentielle par la Société. La Société reconnaît qu’une personne puisse ne pas souhaiter être identifiée pendant le processus de signalement d’une préoccupation. Dans cette éventualité, la Société mettra tout en œuvre pour protéger l'identité de cette personne et ne la divulguera pas sans son consentement. S’il s'avère impossible d’évaluer, d'analyser et d’enquêter sur les préoccupations signalées sans révéler l’identité de la personne, l’équipe en charge de l’enquête s’entretiendra avec cette personne pour déterminer la marche à suivre. Dans certains cas, la confidentialité ne pourra être absolument garantie car, en raison de la nature de l’enquête, la source de l’information pourra être divulguée, la déclaration de la personne ayant signalé la préoccupation pourra être nécessaire en tant que preuve contre l’auteur ou la personne pourra être ultérieurement dans l’obligation de comparaître comme témoin dans le cadre de procédures judiciaires.
Comment la société collecte-t-elle les données ?
1. Toute donnée à caractère personnel traitée en relation avec le système YourVoice sera collectée auprès de l’entité qui a initié le signalement. En complément, des données à caractère personnel supplémentaires pourront être générées et traitées au cours de toute enquête portant sur le signalement. En particulier :
  1. l’identité, les responsabilités et les coordonnées des personnes concernées par la réception ou le traitement du signalement ;
  2. les faits signalés ;
  3. les informations collectées en rapport avec la vérification des faits signalés ;
  4. un compte-rendu de la procédure de vérification ; et (si applicable)
  5. un suivi.
2. Pour savoir comment vous-même ou un tiers pouvez faire un signalement, consultez la Politique de signalement du Groupe.
Quelles sont les finalités du traitement des données et quel est notre fondement juridique pour effectuer leur traitement ?
1. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel en relation avec YourVoice, le principal objectif est de faciliter le signalement de préoccupations concernant une faute grave, un comportement contraire à nos Valeurs et à notre Code de conduite, l’enquête sur ces préoccupations et, lorsque les préoccupations s’avèrent fondées, la prise de mesures appropriées pour y répondre et la prévention pour que des problèmes semblables ne se reproduisent pas à l’avenir.
2. Ce processus implique le traitement de données à caractère personnel pour :
  1. recevoir le signalement, en discuter et, le cas échéant, anonymiser le signalement ;
  2. demander des informations complémentaires pour étayer le signalement ;
  3. réunir les informations reçues dans les signalements et rendre ces informations disponibles aux équipes chargées de mener l’enquête (voir section 6 pour des informations complémentaires sur la divulgation de données à caractère personnel) ;
  4. mener une enquête sur le comportement présumé ; et
  5. fournir un retour d'informations au Fournisseur de services et à la personne ayant fait le signalement (si applicable), et faire des recommandations aux sociétés Anglo American.
3. Comme cela est stipulé dans les Avis de confidentialité, certaines lois relatives à la protection des données exigent un fondement juridique valable pour traiter les données à caractère personnel. Nous traitons les informations lorsque nécessaire pour :
  1. respecter nos obligations légales ou réglementaires (par exemple, dans l’Espace économique européen (EEE), les lois relatives à la lutte contre la corruption et toute autre loi exigeant que nous mettions à disposition des plateformes de signalement), en vertu, au sein de l’EEE, de l’Article 6(1)(c) du RGPD - obligation légale ;
  2. satisfaire à nos intérêts légitimes (voir une description desdits intérêts ci-dessous), tant que le traitement n’affecte pas outre mesure vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux, en vertu, au sein de l’EEE, de l’Article 6(1)(f) du RGPD - intérêts légitimes ;
  3. protéger les intérêts vitaux (par ex. pour protéger la vie ou la sécurité physique) de la personne concernée ou de toute autre personne physique, en vertu, au sein de l’EEE, de l’Article 6(1)(d) du RGPD - intérêts vitaux ;
  4. faciliter le signalement de vos préoccupations concernant un comportement contraire à nos Valeurs et à notre Code de conduite, mener des enquêtes sur ces préoccupations, prendre des mesures appropriées pour y répondre et empêcher des problèmes semblables de se reproduire à l’avenir. Dans le cadre de la loi en vigueur sur la protection des données, ces finalités incluent les intérêts légitimes décrits plus en détail dans le paragraphe 4.4.
  5. Si les lois en vigueur sur la protection des données l’exigent, nous obtiendrons votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de données à caractère personnel vous concernant avant la collecte, l’utilisation et la divulgation de données à caractère personnel vous concernant.
4. Les intérêts légitimes mentionnés ci-dessus incluent nos intérêts visant à :
  1. offrir une protection contre un comportement contraire à nos Valeurs et à notre Code de conduite, agir de manière éthique et responsable dans la conduite de nos affaires, respecter les lois et protéger la santé et la sécurité de nos employés ;
  2. faire appel à des équipes appropriées pour mener des enquêtes à la suite de signalements au nom de toutes les entités d’Anglo American, à des fins d’impartialité et d’efficacité ; et
  3. exercer nos droits en vertu des Articles 16 et 17 de la Charte des droits fondamentaux (si applicable) ou prévus par toute loi semblable, y compris la liberté d’entreprise et le droit à la propriété.
5. Les catégories particulières de données à caractère personnel (ou données sensibles) ne seront traitées que dans le cadre autorisé par les lois en vigueur. Par exemple :
  1. Si le signalement fait sur YourVoice porte sur une discrimination sur le lieu de travail, nous traiterons les catégories particulières pertinentes de données à caractère personnel aux fins de l’exécution de nos obligations et de l’exercice de droits spécifiques en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale (en vertu de l’Article 9(2)(b) du RGPD – droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale) et des lois en vigueur ;
  2. Si le signalement fait sur YourVoice porte sur d'autres allégations de discrimination, nous traiterons les catégories particulières pertinentes de données à caractère personnel sur la base de motifs d'intérêt public important (en vertu de l’Article 9(2)(g) du RGPD – motifs d'intérêt public important) et des lois en vigueur ; Par exemple, au Royaume-Uni, nous traiterons des catégories spéciales de données à caractère personnel portant sur l'égalité des chances ou de traitement, en vertu du paragraphe 8 de l’Annexe 1 du Data Protection Act 2018 (Loi sur la protection des données) ;
  3. Si le signalement fait sur YourVoice porte sur une violation des lois en vigueur au détriment de la Société, nous traiterons les catégories particulières pertinentes de données à caractère personnel aux fins nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (en vertu de l’Article 9 (2) (f) du RGPD - constatation, exercice ou défense d'un droit en justice) ; et
  4. En Afrique du Sud, si le signalement fait sur YourVoice porte sur une discrimination injustifiée ou du harcèlement sur le lieu de travail, le traitement sera nécessaire à des fins de constatation, d’exercice ou de défense d'un droit ou d'une obligation en justice en vertu de la section 27(1)(b) du Protection of Personal Data Act 4 de 2014 (Loi sur la protection des données personnelles).
6. Les données à caractère personnel relatives aux condamnations et aux infractions pénales ne seront traitées que lorsque cela est autorisé par les lois en vigueur. Par exemple :
  1. Si le signalement fait sur le système YourVoice pouvait constituer une allégation d'activité criminelle, nous traiterons lesdites données à caractère personnel sur la base d’un intérêt public important (en vertu de l’Article 9(2)(g) du RGPD – motifs d'intérêt public important) et des lois en vigueur. Par exemple, au Royaume-Uni, nous traiterons les données à caractère personnel pour prévenir et détecter des actes illicites, en vertu du paragraphe 10 de l’Annexe 1 du Data Protection Act 2018 (Loi sur la protection des données) ; En Allemagne, les données à caractère personnel des employés ayant fait l’objet d’un signalement ne seront traités que lorsque ce traitement est nécessaire pour détecter l’infraction, mais uniquement s’il y a une raison étayée de croire que l’employé(e) a commis l'infraction pendant qu’il ou elle était employé(e), si le traitement des données concernées est nécessaire pour enquêter sur l’infraction et que le traitement des données par la Société ne prévaut pas sur les intérêts légitimes de l’employé(e), et en particulier que le type et l’étendue ne sont pas disproportionnés au regard de la raison, en vertu de la section 26, paragraphe 1, phrase 2 de la Loi fédérale allemande sur la protection des données.
Conservation des données à caractère personnel
1. Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
2. Le Fournisseur de services conservera les signalements aussi longtemps que nécessaire pour mener une enquête et (le cas échéant) pour mener à bien des actions relatives aux résultats de toute enquête, dans les deux cas conformément à la loi en vigueur et pour respecter les exigences légales, réglementaires et de politique interne.
3. En règle générale, les signalements sont conservés dans des bases de données sécurisées et accessibles à un nombre limité de personnes afin que la Société soit en mesure de répondre à toute procédure légale future concernant des actions associées. La Société fait son possible pour s’assurer que les données à caractère personnel sont tenues à jour et que toutes les données excessives ou non pertinentes sont supprimées ou rendues anonymes dans les meilleurs délais possibles.
4. Veuillez noter que certaines données pourront être conservées pendant des périodes plus longues, conformément à l’Avis de confidentialité. En particulier, nous pourrons conserver des types spécifiques de données pendant des périodes de temps variables, si cela est exigé par la loi en vigueur ou en vue de respecter des obligations légales ou règlementaires, ainsi que pour toute raison commerciale légitime, par exemple, pendant les délais de prescription applicables.
Divulgation de données à caractère personnel
1. Les données à caractère personnel vous concernant pourront être divulguées aux personnes ou services suivants, ou être accessibles à ceux-ci sur le principe du « besoin de savoir ». Parmi ceux-ci :
  1. les équipes en charge de l’enquête travaillant sur des cas individuels (telles qu’ABAS, la division en charge des enquêtes technico-légales et toute équipe en charge de la sécurité de l'information), les membres concernés des RH (si l’enquête est en lien avec les RH) et les membres concernés de la Sécurité (si l’enquête est en lien avec la sécurité) ;
  2. les personnes et les organismes de gouvernance en charge de la supervision des processus de signalement et d’enquête, tels que les responsables concernés du service Risque et assurance, les membres du Comité de vigilance de YourVoice, les comités d'éthique, les PDG des divisions commerciales et les responsables des groupes ;
  3. le Fournisseur de services, qui reçoit les informations dans le cadre d'un signalement, et reçoit un retour d'informations des sociétés Anglo American au sujet du signalement ;
  4. les personnes désignées d’ABAS, qui reçoivent les informations du Fournisseur de services ;
  5. des spécialistes internes et externes, pouvant inclure des sociétés d’enquêtes technico-légales, qui apportent une assistances aux équipes d’enquête concernées travaillant sur les cas individuels ;
  6. les sociétés Anglo American qui doivent accéder aux informations contenues dans un signalement, par exemple, si l’enquête ABAS recommande une action à l’encontre d’un(e) employé(e), le rapport d’enquête sera fourni à l’employeur concerné d’Anglo American, ainsi qu’au supérieur hiérarchique de l’employé(e) et au membre concerné de l’équipe des RH ;
  7. tout tiers qui fournit des services à Anglo American et au Fournisseur de services, tel qu’un fournisseur de systèmes informatiques ou d’hébergement ; et
  8. les tribunaux, les organismes publics, les parties et les agents chargés de l'application de la loi, lorsque la loi exige que nous divulguions des informations, notamment si un signalement s’avère erroné, non fondé et fait par malveillance, et que la personne accusée en demande la divulgation dans le cadre d’une action pour calomnie ou diffamation.
2. La Société attend de tous tiers qu’ils traitent toute donnée qui leur a été divulguée conformément à la loi en vigueur, y compris en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des données. Dans le cadre de notre contrat avec le Fournisseur de services, ce dernier est dans l’obligation de protéger les données à caractère personnel, y compris l’identité des lanceurs d'alerte si nécessaire. En outre, les autres fournisseurs de services susmentionnés ont signé des contrats avec nous qui comprennent des conditions visant à protéger les données à caractère personnel.
3. Lorsque ces tiers agissent au titre de « sous-traitants », ils effectuent leurs tâches en votre nom et conformément à vos instructions pour les finalités susmentionnées. Dans ce cas, les données à caractère personnel vous concernant ne seront divulguées à ces tiers que dans la mesure nécessaire pour fournir les services requis.
4. Si vous faites un signalement via YourVoice dans certaines régions, la Société pourra communiquer votre identité à la ou aux personne(s) ayant fait l’objet d’un signalement afin de respecter ses obligations en matière de protection des données en vertu de l’Article 14(2)(f) du RGPD. Toutefois, nous examinerons toujours avec soin si ces obligations nous contraignent à révéler votre identité avant de procéder à une telle divulgation. En particulier, nous ne sommes pas dans l'obligation de vous informer ou d'informer toute autre personne de la source d'information si cela est susceptible de rendre impossible ou de nuire gravement à la réalisation des objectifs de notre enquête ou en raison d'autres exceptions prévues par les lois en vigueur prévoyant des mesures appropriées pour protéger les intérêts légitimes de la personne ayant fait l'objet d'un signalement. Par exemple, les lois en vigueur peuvent prévoir que les informations concernant l’identité de la personne qui a fait le signalement doivent rester secrètes parce que les intérêts légitimes de cette personne priment.
5. En complément, nous pourrons communiquer des données à caractère personnel aux autorités nationales pour satisfaire à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Par exemple, dans le cadre d’une procédure judiciaire en cours ou imminente ou d’un contrôle réglementaire.
Transfert international de données à caractère personnel
1. Le fournisseur de services et son centre d'appels sont basés aux États-Unis, mais les données seront hébergées au sein de l’EEE. En conséquence, les sociétés Anglo American au sein de l’EEE pourront transférer des données à caractère personnel entre l’EEE et les États-Unis, si le signalement est fait par téléphone et au cas où l'équipe américaine du Fournisseur de services accède aux données via la maintenance du système. Les sociétés Anglo American situées dans des juridictions hors de l’EEE pourront également transférer des données à caractère personnel entre leur juridiction et les États-Unis conformément aux lois de protection des données en vigueur, et si vous consentez à ce transfert, lorsqu’un tel consentement est exigé par la loi en vigueur.
2. En outre, les sociétés Anglo American situées dans l’EEE peuvent également transférer des données à caractère personnel vers d’autres sociétés Anglo American situées en dehors de l’EEE, et vice-versa, notamment lorsque l’enquête est menée par l'équipe ABAS basée dans la région où le comportement présumé a été signalé.
3. Lorsqu'un signalement est fait par une personne, ou concerne une personne, qui réside en Chine, les informations concernant ledit signalement seront également hébergées en Chine.
4. Dans tous les cas de transfert de données à caractère personnel hors de l’EEE, les données à caractère personnel sont protégées par la mise en place d'un accord sur le transfert de données avec le destinataire, fondé sur les bases contractuelles types en vertu de l’Article 46(2) du RGPD, approuvé par la Commission européenne. En ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel entre les sociétés Anglo American et des juridictions situées hors de l’EEE dans le contexte de la plateforme YourVoice, les données à caractère personnel sont protégées conformément aux exigences des lois en vigueur sur la protection des données.
5. Lorsque cela est autorisé par les lois en vigueur, vous êtes en droit de demander une copie de tout accord sur le transfert des données dans le cadre duquel vos données personnelles sont transférées ou d'avoir accès aux garanties en place. Tout accord de transfert des données vous ayant été communiqué pourra avoir été édité pour des raisons de sensibilité commerciale. Pour consulter ces documents, veuillez contacter [email protected].
Avis de changements
1. La Société pourra modifier ou mettre à jour le présent Avis de confidentialité à tout moment. Lorsque les lois en vigueur sur la protection des données l’exigent, nous devrons obtenir votre consentement à de telles modifications ou mises à jour.
2. Dans le cas où nous modifierions notre approche en matière de protection des données ou modifierions les informations fournies concernant le traitement des données à caractère personnel vous concernant, conformément aux lois en vigueur, vous serez informé(e) de ces modifications ou que nous avons mis à jour les Avis de confidentialité ou le présent Avis de confidentialité de manière à ce que vous sachiez quelles données nous traitons et comment, et nous obtiendrons votre consentement à ces modifications lorsque les lois sur la protection des données en vigueur nous l’imposent.
3. Dernière date de mise à jour et d’examen du présent Avis de confidentialité : octobre 2019.

ANNEXE :

Part 1: Informations complémentaires à l’intention des personnes concernées dans l’Union européenne

Vos droits
1. Sous réserve de certaines exemptions, et dans certains cas dépendant de l’activité de traitement que nous mettons en œuvre, vous avez certains droits concernant vos données à caractère personnel. Des informations complémentaires sur chacun de ces droits sont énoncées ci-dessous :
  1. Droit d’accès. Vous avez le droit de nous demander de vous fournir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et vous avez le droit d’être informé(e) de (a) la source des données à caractère personnel vous concernant ; (b) les finalités, la base juridique et les méthodes du traitement ; (c) l’identité du responsable des données ; et (d) les entités ou catégories d’entités vers lesquelles les données à caractère personnel vous concernant peuvent être transférées. Nous vous permettrons d'accéder auxdites données et vous fournirons une copie de celles-ci, y compris si elles sont en lien avec un signalement. Veuillez noter que dans certaines juridictions, comme par exemple la France, la personne qui fait l'objet d’un signalement ne peut pas obtenir du responsable des données, sur la base de son droit à l’accès, des informations relatives à l’identité du lanceur d'alerte.
  2. Droit de rectification. Vous pouvez nous demander de rectifier ou de compléter des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes. Nous pourrons vérifier l’exactitude desdites données avant de procéder à toute rectification.
  3. Droit à l’effacement. Vous pouvez nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant dans les cas suivants : si les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; si vous avez retiré votre consentement (lorsque le traitement des données était basé sur le consentement), vous êtes opposé(e) au traitement des données à caractère personnel ; les données à caractère personnel vous concernant ont fait l'objet d’un traitement illicite ; ou pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Nous ne sommes pas dans l’obligation de répondre à votre demande si le traitement des données à caractère personnel vous concernant est nécessaire pour respecter une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
  4. Droit à la limitation. Vous pouvez nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel vous concernant lorsque : l'exactitude des données à caractère personnel vous concernant est contestée, pour nous permettre de vérifier leur exactitude ; le traitement est illicite, mais vous vous opposez à leur effacement ; les données sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur votre droit d’opposition. Nous pourrons continuer à utiliser les données à caractère personnel vous concernant à la suite d’une demande de limitation dans les cas suivants : nous avons votre consentement ; pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale.
  5. Héritage numérique. En France uniquement, vous avez le droit de définir des directives (générales ou spécifiques) concernant le sort de vos données à caractère personnel après votre mort.
  6. Portabilité des données à caractère personnel : Vous pouvez nous demander de vous fournir les données à caractère personnel vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou vous pouvez demander à ce que ces données soient transmises à un autre responsable du traitement, néanmoins, et dans les deux cas, uniquement lorsque : le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat passé avec vous ; le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.
  7. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement sur la base de motifs légitimes. Si nous nous basons sur des intérêts légitimes pour traiter des données à caractère personnel, vous avez le droit de vous opposer audit traitement. En cas d’opposition de votre part, nous devons cesser ledit traitement à moins que nous puissions démontrer des intérêts légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
  8. Vous avez le droit de demander une copie de toute garantie en matière de données à caractère personnel s'appliquant aux transferts en dehors de votre juridiction. Toute garantie de ce type, incluant un accord de transfert des données vous ayant été communiqué, pourra avoir été éditée pour des raisons de sensibilité commerciale. Pour consulter ces documents, veuillez contacter [email protected].
  9. Vous avez également le droit de déposer un recours auprès de votre autorité de contrôle locale (par ex. sur votre lieu de résidence habituel, lieu de travail ou lieu de l’infraction présumée) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel est en infraction avec la loi en vigueur. Les coordonnées de votre autorité de contrôle locale sont disponibles ici.

Part 2: Informations complémentaires à l’intention des personnes concernées en Allemagne

Informations complémentaire pour la Section 1 (INTRODUCTION) de l’Avis de confidentialité

Veuillez noter que si vous résidez en Allemagne, le signalement de problèmes graves ne peut se faire que sur YourVoice. À savoir, YourVoice peut être utilisé pour signaler des comportements qui :

constituent une infraction criminelle à l’encontre des intérêts de la Société (en particulier, falsification de registres de la société, fraude, corruption, délit d'initié, etc.) ; ou
portent atteinte aux droits de l’homme (par ex. bénéficier de conditions de production favorables à l’étranger en acceptant le travail des enfants, violence ou menaces sur le lieu de travail, harcèlement sexuel, violations des réglementations en matière de protection de l’environnement, ainsi que violations de la Loi générale allemande sur l'égalité de traitement (AGG).)

Si vous résidez en Allemagne, YourVoice en particulier n’est pas adapté au signalement de violations des Valeurs ou du Code de conduite de la Société, à moins qu’elles ne se rapportent à l'une des catégories susmentionnées. À savoir, les facteurs dits « subjectifs », tels que l'amabilité du service client, ne doivent pas être signalés via YourVoice. De même, la vie privée des employés ne peut faire l’objet d'un signalement.

Pour toute préoccupation qui ne peut être signalée via YourVoice, veuillez contacter votre supérieur hiérarchique ou les RH.

Si vous avez des questions concernant le présent Avis de confidentialité, des préoccupations concernant vos données à caractère personnel, si vous souhaitez exercer tout droit accordé par les lois en vigueur ou si vous souhaitez accéder aux informations contenues dans le présent Avis de confidentialité dans un format différent, veuillez contacter notre équipe chargée de la protection des données, à [email protected], ou le délégué à la protection des données, à [email protected].

Information complémentaire pour la Section 2 (TYPE DE DONNÉES QUE NOUS TRAITONS) de l’Avis de confidentialité

Lors d'un signalement sur YourVoice, vous ne pourrez divulguer votre identité que si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel. Lorsque votre consentement aura été recueilli, les conséquences de la divulgation de votre identité vous seront expliquées. En particulier, nous vous informerons que votre identité pourra être divulguée à la ou aux personne(s) qui a/ont fait l'objet d’un signalement afin de nous conformer aux obligations en matière de protection des données. Si vous ne souhaitez pas donner votre consentement mais souhaitez néanmoins divulguer votre identité lorsque vous nous faites part de vos préoccupations, veuillez vous assurer d'utiliser nos autre canaux de communication (par ex. en contactant votre supérieur hiérarchique ou les RH). L’utilisation de YourVoice n’est que l’une des multiples options à votre disposition pour nous faire part de vos préoccupations.

Toutefois, toute personne faisant un signalement sur YourVoice de manière non anonyme doit être consciente que, selon le cas spécifique, il pourra être nécessaire de communiquer l'identité de la personne qui a fait le signalement à la ou aux personne(s) ayant fait l’objet du signalement afin de se conformer aux obligations en matière de protection des données.

Informations complémentaires pour la Section 4 (QUELLES SONT LES FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET QUELLE EST NOTRE FONDEMENT JURIDIQUE POUR EFFECTUER LEUR TRAITEMENT ?) de l’Avis de confidentialité.

4.8 Si vous faire un signalement via YourVoice en Allemagne et souhaitez divulguer votre identité, nous traiterons les données à caractère personnel vous concernant sur la base juridique de votre consentement, en vertu de l’Article 6(1)(a) du RGPD - consentement.

4.9 En Allemagne, si le signalement fait sur le système YourVoice pourrait constituer une allégation d'activité criminelle, les données à caractère personnel des employés ayant fait l’objet d’un signalement ne seront traités que lorsque ce traitement est nécessaire pour détecter l’infraction, mais uniquement s’il y a une raison étayée de croire que l’employé(e) a commis l'infraction pendant qu’il ou elle était employé(e), si le traitement des données concernées est nécessaire pour enquêter sur l’infraction et que le traitement des données par la Société ne prévaut pas sur les intérêts légitimes de l’employé(e), et en particulier que le type et l’étendue ne sont pas disproportionnés au regard de la raison, en vertu de la section 26, paragraphe 1, phrase 2 de la Loi fédérale allemande sur la protection des données.

Part 3: Informations importantes complémentaires pour les personnes concernées en Chine et à Singapour

Information complémentaire pour la Section 2 (TYPE DE DONNÉES QUE NOUS TRAITONS) de l’Avis de confidentialité

Le paragraphe 2.2 est remplacé par le texte suivant :

2.2 Si vous choisissez de divulguer votre identité au Fournisseur de services, le Fournisseur de services collectera toute donnée personnelle que vous communiquez, y compris le prénom, le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et, si vous êtes un(e) employé(e) d’Anglo American, votre numéro d’employé et votre région. En complément, vous acceptez que le contenu de votre signalement sera également traité en relation avec vos données à caractère personnel, qui pourront inclure les détails de l'incident ou de l'événement dont vous avez été témoin / que vous souhaitez signaler, ainsi que les détails de toute opinion personnelle ou témoignage que vous souhaitez partager en rapport avec l’incident.

Le paragraphe 4.5 est remplacé par le texte suivant :

4.5 Les données sensibles ne seront traitées que dans le cadre autorisé par les lois en vigueur. Par exemple :

4.5.1 À Singapour et en Chine, nous traiterons ces données à caractère personnel conformément aux lois en vigueur sur la protection des données, notamment, nous obtiendrons un consentement lorsqu’un tel consentement est nécessaire pour le traitement des données à caractère personnel.

4.5.2 Si ces données sont fournies en Chine et que le consentement au traitement de ces données n’est pas obtenu, nous pourrons être dans l’impossibilité de traiter l’allégation dans sa totalité.

Le paragraphe 4.6 est remplacé par le texte suivant :

4.6 Les données à caractère personnel relatives aux condamnations et aux infractions pénales ne seront traitées que lorsque cela est autorisé par les lois en vigueur. Par exemple :

4.6.1 À Singapour et en Chine, nous traiterons ces données à caractère personnel conformément aux lois en vigueur sur la protection des données, notamment, nous obtiendrons un consentement lorsqu’un tel consentement est nécessaire pour le traitement des données à caractère personnel.

4.6.2 Si ces données sont fournies en Chine et que le consentement au traitement de ces données n’est pas obtenu, nous pourrons être dans l’impossibilité de traiter l’allégation dans sa totalité.

Information complémentaire pour la Section 6 (DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL) de l’Avis de confidentialité

Le paragraphe 6.1 est remplacé par le texte suivant :

6.1 Vous consentez à ce que les données à caractère personnel vous concernant puissent être divulguées sur le principe du « besoin de savoir » :

6.1.1 les équipes en charge de l’enquête travaillant sur des cas individuels (telles qu’ABAS, la division en charge des enquêtes technico-légales et toute équipe en charge de la sécurité de l'information), les membres concernés des RH (si l’enquête est en lien avec les RH) et les membres concernés de la Sécurité (si l’enquête est en lien avec la sécurité) ;

6.1.2 les personnes et les organismes de gouvernance en charge de la supervision des processus de signalement et d’enquête, tels que les responsables concernés du service Risque et assurance, les membres du Comité de vigilance de YourVoice, les comités d'éthique, les PDG des divisions commerciales et les responsables des groupes ;

6.1.3 le Fournisseur de services, qui reçoit les informations dans le cadre d'un signalement, et reçoit un feedback des sociétés Anglo American sur le signalement ;

6.1.4 les personnes désignées d’ABAS, qui reçoivent les informations du Fournisseur de services ;

6.1.5 des spécialistes internes et externes, pouvant inclure des sociétés d’enquêtes technico-légales, qui apportent une assistances aux équipes d’enquête concernées travaillant sur les cas individuels ;

6.1.6 les sociétés Anglo American qui doivent accéder aux informations contenues dans un signalement, par exemple, si l’enquête ABAS recommande une action à l’encontre d’un(e) employé(e), la rapport d’enquête sera fourni à l’employeur concerné d’Anglo American, ainsi qu’au supérieur hiérarchique de l’employé(e) et au membre concerné de l’équipe des RH ;

6.1.7 tout tiers qui fournit des services à Anglo American et au Fournisseur de services, tel qu’un fournisseurs de services informatiques ou d’hébergement ; et

6.1.8 les tribunaux, les organismes publics, les parties et les agents chargés de l'application de la loi, lorsque la loi exige que nous divulguions des informations, notamment si un signalement s’avère erroné, non fondé et fait par malveillance, et que la personne accusée en demande la divulgation dans le cadre d’une action pour calomnie ou diffamation.

Consentement

En acceptant la politique de confidentialité, je consens par la présente à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et/ou au traitement des données à caractère personnel me concernant (incluant le cas échéant, mes données personnelles sensibles) par la Société, pour les finalités précisées dans l'avis ci-dessus, incluant sans s’y limiter, le transfert à l’étranger des données à caractère personnel me concernant.

Avis de confidentialité yourvoice

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ANNEXE :

Part 1: Informations complémentaires à l’intention des personnes concernées dans l’Union européenne

Part 2: Informations complémentaires à l’intention des personnes concernées en Allemagne

Part 3: Informations importantes complémentaires pour les personnes concernées en Chine et à Singapour